Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Выписка из номенклатуры дел для структурного подразделения организации

Выписка из номенклатуры дел для структурного подразделения организации

Выписка из номенклатуры дел образец

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота.

Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  1. классификация и учет;
  2. системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.
  3. помощь при передаче дел и составлении описей;
  4. облегчение поиска необходимых бумаг;

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. государственные и муниципальные;
  2. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  3. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно.

Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов.

К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  1. примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  2. типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  3. индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура.

В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются. Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации.

Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п.

3.4.6 Основных правил работы архивов).

То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года. Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п.

3.4.2 Основных правил работы архивов). Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы. При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  1. типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
  2. номенклатуру дел предыдущих лет;
  3. регистрационную форму организации;
  4. документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  5. штатное расписание;
  6. документы о создании организации (положение, устав);

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  1. разрабатывается подразделением организации;
  2. подписывается начальником подразделения;
  3. утверждается приказом руководителя предприятия.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  • Наименование.
  • Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  • Примечание. Заполняется по мере необходимости.
  • Индекс.
  • Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.

То, что было выше, — информация абстрактная.

Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже. Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно.

Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится.

А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  1. результатам освоения программы.
  2. к структуре образовательной программы;
  3. условиям реализации;

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  1. 03 — результаты освоения образовательных программ.
  2. 01 — структуры образовательных программ;
  3. 02 — ход реализации образовательных программ;

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем: Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  1. 01-03/.
  2. 01-02/. ;
  3. 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам.
В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  1. временному до 10 лет;
  2. временному от 10 лет;
  3. постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  1. сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.
  2. основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

У каждого экземпляра свое место хранения:

  1. третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  2. второй применяют в работе;
  3. первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  4. остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.
  5. четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения.

Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы.

Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность.

А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно.

Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера.

Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства. Приказы директора по основной деятельности Постоянност. 19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 летст.

19 в 01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1ст. 18 и 1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянност.

27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянност. 200 а 01-10 Переписка по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПКст.

35, 256 01-11 Резервный номер 01-12 База данных регистрации входящих документов 5 летст. 258 г В электронной форме 01-13 База данных регистрации исходящих документов 5 летст.

258 г В электронной форме … … … 02.

Отдел кадров 02-01 Должностные инструкции сотрудников 75 летст.

77 а 02-02 Штатные расписания и изменения к ним. Копии 3 годаст. 71 б Подлинники в деле 01-03 02-03 Приказы директора по основной деятельности.

Копии До минования надобности ст.19 б ХХ-06 Приказы ректора университета по назначению стипендий, пособий, материальной помощи студентам факультета. Копии До минования надобности ст. 19 б ХХ-07 Распоряжения декана факультета по административно-хозяйственным вопросам 5 лет ст. 19 в ХХ-08 Протоколы заседаний совета факультета Постоянно ст.571 ТП 1989 г.

19 в ХХ-08 Протоколы заседаний совета факультета Постоянно ст.571 ТП 1989 г. Протоколы заседаний педагогических советов по переводу учащихся на следующий курс – 3 года после окончания учебного заведения или выбытия из него ХХ-09 Протоколы, постановления стипендиальной комиссии по назначению стипендии студентам, оказания материальной помощи 5 лет ст. 615 ТП 1989 г. Документы по утверждению именных стипендий, списки стипендиатов, получающих именные стипендии, — постоянно ХХ-10 Годовой план работы факультета на учебный год Постоянно ст.

572 а ТП 1989 г. Архивнымипредусмотрено, что номенклатура дел организации разрабатывается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые передаются в службу делопроизводства за подписью руководителей подразделений.

Т.е. «заготовки», полученные от подразделений, специалистами службы делопроизводства и архива не включаются в сводную номенклатуру дел в первозданном виде — они сначала оптимизируются: в службе делопроизводства обеспечивают правильную систематизацию документального фонда в целом, исключают дублирование дел, редактируют заголовки и уточняют сроки хранения оригиналов и копий документов в каждом подразделении и т.п. Пример 1 СвернутьПоказать Дело с заголовком «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть включено в номенклатуру дел практически любого структурного подразделения организации.

Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

При отсутствии книг, журналов и слепков — постоянно ХХ-25 Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации 5 лет ст. 79 б После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица ХХ-26 Книга регистрации выданных документов об образовании и о квалификации 75 лет ст.

528 а ТП 1989 г. ХХ-27 Книга учета выдачи справок об обучении 5 лет ст. 528 б ТП 1989 г. ХХ-28 Книга регистрации дубликатов документов об образовании и о квалификации 75 лет ст. 528 а ТП 1989 г. ХХ-29 Журнал регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов* 5 лет ст.

258 г ХХ-30 Журнал учёта и рассмотрения обращений граждан 5 лет ст.

258 е ХХ-31 Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек дубликатов студенческих билетов и зачетных книжек 5 лет ст. 526 б ТП 1989 г. Чтобы их систематизировать, используется специальный документ, который принято называть «номенклатура дел».

Образец номенклатуры дел организации 2018 представлен в нашем материале. Зачем она нужна? Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  1. системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.
  2. их классификацию и учет;
  3. помощь при передаче дел и составлении описей;
  4. облегчение поиска;

Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. ТП (НТД) 2007 г. ХХ-19 Документы по внутренним проверкам деканата факультета по системе менеджмента качества (планы внутреннего аудита, планы корректирующих и предупреждающих действий и др.) 5 лет ЭПК ст. 173 б ХХ-20 Документы факультета (информации, заявления, служебные записки и др.) 5 лет ЭПК ст.

87 ХХ-21 Документы по профориентационной и воспитательной работе со студентами (планы, отчеты, информации и др.) 5 лет ЭПК ст.580 ХХ-22 Документы об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве (информационные письма, сообщения, запросы и др.).

Копии* 5 лет ЭПК ст. 504 1 2 3 4 5 ХХ-23 Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Постоянно ст. 246 В государственный архив передаются при ликвидации университета ХХ-24 Акты уничтожения печатей и штампов* 3 года ст. Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Кто ведет номенклатуру дел Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  2. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  3. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  4. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру.

На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.
При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  1. номер и дата составления,
  2. перечень документов,
  3. подписи ответственных лиц.
  4. наименование организации,

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре. Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру. Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации. Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

  • полное наименование компании,
  • Вначале вносится стандартная информация:
  • предстоящий год, на который он пишется,
  • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • дата составления документа,

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
  • индекс или номер дела,
  • заголовок или название,
  • количество содержащихся в нем частей или томов,
  • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п.

    информация).

  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Поделиться с друзьями: Твитнуть Поделиться Плюсануть Поделиться Отправить Класснуть Линкануть Запинить

    Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов

    Источник: Журнал В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.).

    Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить.

    В этом нам поможет номенклатура дел.

    Как ее составить – расскажем в данной статье. Ранее определение номенклатуры дел давалось в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения». Однако Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст он признан утратившим силу.

    Поэтому обратимся к Основным правилам работы архивов организации (далее – Правила), одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Согласно п. 3.4.1 Правил номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

    Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов.

    Давайте разберемся. Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Два перечня утвердило Минкультуры:

    • Приказом от25.08.2010 № 558 –Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
    • Приказомот 31.07.2007 № 1182 –Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

    Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

    Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению. Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3). А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Согласно п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:

    1. типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);
    2. индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).
    3. примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

    При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

    Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением.

    Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними. Но у такого способа есть и свои минусы – большая трудоемкость, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки.

    Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.

    Обратите внимание Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

    Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.). Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.

    Для этого изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т. д.), плановые и отчетные документы, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год. Кроме этого, можно использовать типовые и примерные номенклатуры дел.

    Назовем некоторые номенклатуры, которые разработаны на ведомственных уровнях и на которые стоит ориентироваться при составлении номенклатуры дел конкретной организации:

    1. номенклатура дел федерального агентства по образованию, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 № 2371;
    2. примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная Приказом Минюста РФ от 19.12.2013 № 229;
    3. примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при ВС РФ 09.06.2011;
    4. примерная номенклатура дел избирательной комиссии субъекта РФ, утвержденная Постановлением ЦИК РФ от 30.11.2001 № 144/1321-3;
    5. примерная номенклатура дел таможни, утвержденная Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 № 1160;

    примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.05.2000 № 141.

    Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации). Последняя оформляется на общем бланке организации по форме приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Правилам).

    Однако, как показывает практика, сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени).

    Поэтому основная работа ложится на специалиста, ответственного за составление сводного документа.

    Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

    Первым делом скажем, что сейчас разработано и принято достаточное количество нормативных актов, позволяющих правильно составить и оформить номенклатуру. Назовем некоторые из них:

    • Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».
    • Приказ Роспатента от 17.12.2012 № 159 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»;
    • Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства»;
    • Приказ Минздрава РФ от 27.06.2012 № 19 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации»;

    Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.

    Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров).

    Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

    Номенклатура составляется по утвержденной форме приложения 8 к Правилам. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

    Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.

    д.). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Обычно первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

    При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.К сведению Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.

    п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

    При этом заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например,

    «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)»

    .

    Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

    В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

    При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. После составления номенклатуру необходимо утвердить.

    Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.

    И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения.

    После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

    1. в архиве организации;
    2. в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
    3. рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
    4. в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);

    Обратите внимание Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

    Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п.

    3.4.6 Правил). По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил). Приведем пример оформления номенклатуры дел.

    ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт» (наименование организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Директор 21.11.2013 № 2 (наименование должности руководителя организации) г. Нижний Новгород Солнцев П. И.

    Солнцев (место составления) (подпись) (расшифровка подписи) На2013 год Дата21.11.2013 Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед.

    хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 01.

    Руководство 01-01 Устав Постоянно, ст. 51 01-02 Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах Постоянно, ст.

    55 01-03 Доверенности, выданные филиалам, представительствам 5 л. ЭПК, ст. 60 01-04 Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности 5 л. ЭПК, ст. 32 … … … … … 03. Отдел делопроизводства и документоведения 03-01 Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации 5 л.

    ЭПК, ст. 87 03-02 Журнал регистрации входящих и исходящих документов 5 л., ст. 258 04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов 04-01 Положение об отделе Постоянно, ст. 55 04-03 Договоры о повышении квалификации работников 5 л.*, ст.

    721 * После истечения срока действия договора 04-04 Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний 5 л.

    ЭПК, ст. 24 … … … … … Начальник отдела делопроизводства и документоведения Петрова, /А. П. Петрова/10.11.2013 Начальник архиваПахомова, /А. Р. Пахомова/10.11.2013

    • Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

    : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

    Все для бухгалтера.

    1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

    18+

    Рубрики

    Читайте в статье:

    1. Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
    2. Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
    3. Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
    4. Как внести изменения в действующую номенклатуру дел

    Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком). Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

    Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров).

    Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

    Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1). К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015.

    На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

    Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно. Пример 1. Форма номенклатуры дел Заполняем графы номенклатуры дел Графа 1 «Индекс дела».

    Состоит, как правило, из двух частей:

    1. порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
    2. порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

    Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей. Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24.

    Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р.

    А.)». Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

    Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т.

    п. Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей). Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню».

    Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015). Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

    Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов.

    В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов. Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации.

    Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям. Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

    В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г.

    (состав дел в каждой организации может отличаться). Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад.

    За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

    Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным.

    А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел.

    Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

    Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

    1. обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
    2. обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;

    В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3): Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год а из номенклатуры дел на 2016 г.

    исключаются следующие дела:

    1. 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».
    2. 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
    3. 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;

    Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру. При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см.

    пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации. Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент) Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы.

    Но, как показывает практика, об этом обычно забывают. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил). Например, если организация в 2015 г.

    ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим.

    И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение. Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки.

    Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия. Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы.

    Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г.

    года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25.

    При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». Выводы:

    • Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
    • Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
    1. не будут вестись в подразделении в будущем году.

    2. вновь заведены в уходящем году;

    3.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +