Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Схема взаимодействия процессов смк это

Схема взаимодействия процессов смк это

Схема взаимодействия процессов смк это

Схема взаимодействия процессов

8. Разработка паспорта процесса Форма 1 Паспорт процесса системы менеджмента качества для производства (наименование продукции): спецжиров (наименование предприятия): ООО «ЭФКО Пищевые Ингредиенты» Наименование процесса: контроль закупаемой продукции Потребители процесса: управление производством и обслуживанием Требования потребителей: соответствие установленным параметрам «Владелец» процесса: отдел метрологии, ОТК Вход процесса: акт о соответствии или несоответствии, заключение Таблица 7 Блок-схема функционирования процесса контроля закупленной продукции Блок-схема Действие Ответственный Документы 1. Информация о прибытии купленного сырья Служба снабжения Копия заказа 2. Взятие и маркировка пробы Контролер ОТК Журнал проб 3.

Определение объема контроля Лаборант Картотека материалов 4.

Контроль Лаборант Инструкция 5. Сравнение заданных и фактических параметров Лаборант Журнал контроля 6.

Решение о повторном контроле Начальник лаборатории 7. Разрешение на использование в производстве Начальник лаборатории Заключение 8.

Использование на производстве Служба снабжения Учет использован-ного сырья 9. Информация в службу снабжения Начальник лаборатории Акт о несоответствии 10. Возвращение сырья поставщику, получение нового Служба снабжения Акт о несоответствии

9.

Разработка Политики и целей в области качества Для успеха фирмы на рынке важным является формулирование стратегических целей качества всего предприятия, а именно его Политика в области качества. Все важнейшие документы по обеспечению качества, которые касаются всего предприятия или подразделения, объединяют в Руководство по качеству (или руководство по обеспечению качества); все правила и документы вместе образуют систему обеспечения качества. ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА И БЕЗОПАСНОСТИ ООО «ЭФКО ПИЩЕВЫЕ ИНГРЕДИЕНТЫ» Согласно политике предприятия качество и безопасность продукции – основа благополучия предприятия в целом и каждого работника в отдельности, гарантия занятости и роста доходов.

Достижение высокого качества продукции, удовлетворение требований и ожиданий потребителей, персонала и общества в целом – осознанная обязанность каждого члена коллектива ООО. Качество выпускаемой продукции обеспечивается решением следующих задач: − развитие и совершенствование инфраструктуры; − совершенствование технологических процессов; − развитие взаимовыгодных отношений с поставщиками сырья и материалов; − применение современных средств измерений для контроля продукции; − предупреждение возникновения проблем, а не устранение последствий после их появления; − уменьшение негативного воздействия на окружающую среду; − повышения уровня социальной ответственности; − повышение квалификации персонала; − увеличение объема выпускаемой продукции; − повышение эффективности СМК и безопасности пищевых продуктов.

Руководство ООО «ЭФКО Пищевые Ингредиенты» принимает на себя обязательства следовать изложенной политике и обеспечивать необходимые ресурсы и условия для ее реализации.

10.

Составление матрицы распределения обязанностей и ответственности в системе менеджмента качества Выявление иерархии работ, определение их исполнителей позволяет описать систему соподчинения членов организации, распределения ответственности между ними. Для этого можно использовать матрицу ответственности. При разработке матрицы ответственности исходят из следующих определений: − ответственность – обязательство, которое человек должен выполнять; − сфера ответственности – круг задач, за успешное решение которых отвечает человек в данном проекте; − полномочия – право на приятие решений в рамках выделенного круга задач.

Пошаговое построение матрицы ответственности производится в следующем порядке: − составляется список основных процессов; − составляется список исполнителей и участников процессов; − в ячейке, образованной строкой и колонкой, указывают функцию или роль, которые закрепляются за данным участником проекта для получения желаемого результата. В матрице ответственности используют следующий перечень функций или ролей участников проекта: − «О» — организует исполнение процедуры (или процесса) в целом; − «Р» — руководит работой; − «П» — принимает участие в работе; − «И» — кто получает информацию о выполнении работы.

При распределении ролей и функций стараются не назначать более одного ответственного за данный конкретный результат для того, чтобы избежать эффекта коллективной безответственности.

Также следят за тем, чтобы не осталось такого результата, за который никто не несет персональной ответственности. Стремятся также избежать многочисленных утверждений, чтобы не затягивать эту часть работы.

В качестве консультантов выбирают тех, кто действительно обладает качествами эксперта по данному кругу задач.

Таблица 5 Матрица распределения прав, обязанностей и ответственности в СМК Исполнители Процессы Специалист по СМК Контролер ОТК Отдел планирования и диспетчеризации производства Начальник отдела ОТК Генеральный директор Отдел кадров Технический директор Производственный отдел Главный технолог Отдел снабжения Отдел метрологии Научно-производственная лаборатория Организация разработки, функционирования и совершенствования СМК О П И П Р П П П П П П П Разработка руководства по качеству О И И И Р И И И И И И И Управление записями о качестве П О — Р И — — — И — И И Исследование рынка И — О — Р — — — — — — — Управление документацией О П — Р И — И — И — — — Планирование целей П — — П О — — — — — — — Управление персоналом — — П — Р О — — — — — — Внутренний обмен информацией П П П П О П П П П П П П Анализ СМК со стороны руководства И И И И О И П И И И И И Управление ресурсами — — О — Р — — — — П — — Управление инфраструктурой — — — — Р — О — — — — — Управление производственной средой — — П — Р — — О — — — — Проектирование и разработка производства — — П — Р — — — О — — — Анализ удовлетворенности потребителей — — О — Р — — — — — — — Закупки — — — — Р — — — — О — — Контроль закупленной продукции — — — Р И — — — — — — О Управление производством и обслуживанием — — — О И — — — Р — О —

11. Разработка «Руководства по качеству» В соответствии с п.

4.2.2 стандарта ГОСТ ISO 9001-2011 организация должна разрабатывать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству. Руководство по качеству — это основной документ при разработке и внедрении системы обеспечения качества. Руководство по качеству представляет собой документ, в котором обозначена область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснования любых исключений, и содержатся документированные процедуры, разработанные для СМК, или ссылки на них.

quality.eup.ru

решение проблем и улучшение процесса.

При выборе названий процессов предпочтительны короткие словосочетания, отражающие суть выполняемой деятельности и ее результат.

Использовать лучше отглагольные существительные, по возможности избегая слова «управление», «проведение» и т. д. Например, вместо «управление закупками» — «закупки», вместо «проведение внутренних аудитов» — «внутренние аудиты».

Это облегчит восприятие персоналом данной модели.

Еще одно правило, не обязательное, но которого рекомендуется придерживаться:

«один процесс — одно подразделение — один бюджет — один руководитель процесса»

[4].

Дело в том, что создаваемая процессная модель управления ни в коем случае не противопоставляется и не ломает широко распространенную функциональную модель с вертикальной иерархической структурой, а также не противоречит проектному управлению.

Процессная модель — это еще одно представление функций и взаимосвязей в организации, базовым элементом управления которой являются виды деятельности и их результаты. Заметим, что в большинстве организаций руководители подразделений распоряжаются (в рамках полномочий) ресурсами и несут ответственность за деятельность подчиненных, т. е. де факто они уже руководители своих процессов.

«Выдумывать» других руководителей означает создавать зоны конфликтов. При идентификации процессов мы можем уточнить обязанности, этапы и взаимосвязи в процессах. Безосновательно разрушать дееспособную структуру не следует.

Исключением из правила будут процессы, охватывающие деятельность нескольких подразделений: управление документацией, внутренние аудиты, анализ СМК со стороны высшего руководства и др. При этом необязательно «выдумывать» процессы для всех существующих в организационной структуре подразделений. Существуют подразделения, деятельность которых выходит за рамки процессов СМК.
Существуют подразделения, деятельность которых выходит за рамки процессов СМК. К ним могут относиться бухгалтерия, финансовая служба, подразделение охраны окружающей среды и др.

Это те подразделения и виды деятельности, результатами которых в данной модели можно пренебречь, например, потому что они не оказывают значительного влияния на достижение целей в области качества.

Еще раз подчеркнем, что процессный подход предполагает, что в управлении функциями делается акцент на управление результатами, когда ответственность распространяется на достижение результата с заданными параметрами, а не только на исполнение порученной функции. Не должна «пугать» ситуация, когда только часть деятельности подразделения идентифицирована как процесс СМК.

Бывает и обратная ситуация, когда «Анализ данных» как вид деятельности является требованием стандарта ISO 9001, но процесса с точно таким же названием нет в системе.

Объясняется это тем, что «Анализ данных» как вид деятельности является составной частью других процессов или носит другое название. После того как составлен начальный вариант группы процессов создания продукции и их схемы взаимодействия, можно переходить к следующему этапу. Каждый процесс должен быть обеспечен ресурсами.

Следовательно, для функционирования СМК, необходимы процессы — поставщики ресурсов: персонала, оборудования и технологических материалов, технологий и методик, средств измерений и т. д. Элементов классификации ресурсов можно набрать более десятка.

Организация должна сама определить важные виды ресурсов с точки зрения достижения результатов процессов и СМК в целом. Классифицировав виды ресурсов, для каждого процесса создания продукции следует определить процессы-поставщики.

Примеры двух процессов — разработки продукции и производства — приведены в табл. 1.

Последовательно подбирая процессы-поставщики для процессов создания продукции, определяем процессы второй группы — поставщиков ресурсов или обеспечивающих процессов.

Эти процессы поставляют ресурсы и для своей группы.

Следующий этап — идентификация процессов измерения. Здесь для задания структуры и полноты используем правило, что измерения в СМК могут распространяться на продукцию, процессы, потребителей и поставщиков.

Но при этом измерения могут быть частью какого-либо процесса СМК, и выделять их в отдельный процесс целесообразно при необходимости отслеживания результатов (выходов). Так, входной контроль закупаемой продукции может быть частью процесса «Приемка, хранение и запуск в производство»; контроль в процессе производства, контроль и испытание готовой продукции — частью процесса производства.

В этой группе, если мы говорим о СМК, разрабатываемой в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001, должны учитываться:

Методика описания процессов смк

Настоящее методическое руководство определяет основные требования к графическому описанию процессов системы менеджмента качества ХХХГУ, входящих в процессную модель, и устанавливает требования к наименованию и обозначению процессов, входам, выходам и границам процессов, поставщикам и потребителям процесса, последовательности действий в рамках процессов, ресурсам и регламентирующим документам, методам мониторинга процессов.

Действие настоящего методического руководства распространяется на все процессы СМК и подразделения ХХХГУ, входящие в СМК. В руководстве использованы ссылки на следующие стандарты и документы системы менеджмента качества:

  1. — ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования.
  2. — ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
  3. — ДП ХХХГУ 1.5.1 — 2008 (М 4.2). Управление документами. Управление документами по управлению качеством.

Термины и определения. В настоящем методическом руководстве применены следующие термины с соответствующими определениями, установленные как национальными стандартами, так и данным методическим руководством: Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности и ресурсов, преобразующая входы в выходы и создающая ценность для потребителя.

Примечания

  1. 1. К ресурсам относят персонал, средства обслуживания, оборудование, энергоресурсы и пр.
  2. 2. Признаками процесса является наличие очевидного преобразования входа в выход и измеряемой ценности результата этого преобразования. При отсутствии таких признаков используется термин «деятельность».

Менеджмент процесса — деятельность по планированию, обеспечению, управлению и улучшению процессов. Планирование процесса — деятельность по установлению целей процесса, определению входов, выходов, границ, поставщиков и потребителей, показателей мониторинга и критериев результативности, описанию процесса.

Обеспечение процесса — деятельность по осуществлению процесса в соответствии с его описанием и обеспечению ресурсами.

Управление процессом — деятельность по мониторингу процесса в реальном времени, измерению его результативности, устранению и предупреждению несоответствий с целью достижения запланированных целей. Улучшение процесса — деятельность по оптимизации или перепроектированию процесса с целью улучшения качества выходов процесса. Продукция — результат процесса — по ГОСТ Р ИСО 9001.

Примечание К продукции вуза обычно относят образовательные услуги но различным образовательным программам, выпускников вуза, объекты авторского права (авторские образовательные и тестирующие программы) и интеллектуальной собственности, научно-техническую продукцию, консалтинговые услуги и учебную литературу. Показатели процесса — количественные и (или) качественные параметры, характеризующие процесс и его результат. Результативность — степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов — по ГОСТ Р ИСО 9001.

Владелец процесса — должностное лицо, как правило, проректор по направлению деятельности (одновременно является и участником процесса), несущее полную ответственность за менеджмент процесса во всех аспектах и его результаты и наделенное полномочиями в отношении этого процесса.

Руководитель процесса — должностное лицо, как правило, руководитель ключевого подразделения (одновременно является и участником процесса), несущее ответственность за управление процессом, включая мониторинг процесса на всех его стадиях.

Поставщик процесса — организация (группа работников, наделенных необходимыми средствами, с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений) или лицо, предоставляющие продукцию (результат своего процесса). Поставщик может быть внутренним или внешним по отношению к организации — по ГОСТ Р ИСО 9001. Потребитель процесса — подразделение или должностное лицо, получающие продукцию (результат процесса) — по ГОСТ Р ИСО 9001.

Примечание Потребитель может быть внутренним или внешним по отношению к вузу.

Входы процесса — материалы, информация, услуга или другие нематериальные объекты, преобразуемые процессом для создания продукции. Примечание Часто входы процесса могут быть выходами других процессов, в том числе протекающих за пределами вуза. Выходы процесса — материалы, информация, услуга или другие нематериальные объекты, созданные в результате процесса.
Выходы процесса — материалы, информация, услуга или другие нематериальные объекты, созданные в результате процесса.

Рекомендуем прочесть:  Как расчитать сгоз по 5 пункту

Границы процесса — совокупность входов и выходов процесса, в которых он соприкасается с другими процессами (внутренними и внешними поставщиками).

Информация — значимые данные — по ГОСТ Р ИСО 9001. Документ — информация и соответствующий носитель — по ГОСТ Р ИСО 9001.

Запись — документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности — по ГОСТ Р ИСО 9000. Требование — потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным — по ГОСТ Р ИСО 9001. Примечание Установленным требованием является требование, которое определено, например, в документе.

Процедура — установленный способ осуществления деятельности или процесса — по ГОСТ Р ИСО 9000. Примечания

  1. 1. Процедуры могут быть документированы или недокументированы.
  2. 2. Термин «документированная процедура» означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

Несоответствие — невыполнение требования — по ГОСТ Р ИСО 9001.

Корректирующие действие — действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации — по ГОСТ Р ИСО 9001. Предупреждающие действие — действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации — по ГОСТ Р ИСО 9000.

Удовлетворенность потребителей — восприятие потребителями степени выполнения их требований — по ГОСТ Р ИСО 9001.

Менеджмент процессов. Процессный подход реализует управление результатами деятельности ХХХГУ как процессами. При управлении деятельностью и соответствующими ресурсами как процессами желаемый результат достигается эффективнее, чем при функциональном управлении. В отличие от вертикальной иерархической организационной структуры ХХХГУ, построенной по функциональному признаку, процессы протекают горизонтально между различными подразделениями и имеют межфункциональный характер.

Наложение процессной модели СМК на функциональную организационную структуру ХХХГУ оптимизирует количество процессов и функций подразделений, снижает дублирование функций, упрощает коммуникации между подразделениями, исключает согласования и экспертизы, не приносящие ценности для процесса. Все процессы СМК должны осуществляться в управляемых условиях. Управляемые условия включают:

  1. — наличие графического и (или) документированного описания процесса;
  2. — наличие записей результатов мониторинга и аудита процесса.
  3. — наличие и применение методов мониторинга процесса на всех его стадиях;
  4. — наличие полной информации о процессе;
  5. — наличие соответствующих ресурсов для осуществления процесса, включая человеческие ресурсы, знания и навыки;

При невозможности проведения последовательного мониторинга процесса на всех его стадиях, когда недостатки процесса становятся очевидными только после использования результатов процесса, должны быть разработаны подходящие методы мониторинга, гарантирующие способность этого процесса достигать запланированных результатов.

При управлении процессами используется цикл PDCA. Использование цикла PDCA гарантирует постоянное улучшение процесса.

Деятельность университета рассматривается как сочетание процессов управления, менеджмента ресурсов, жизненного цикла продукции, измерения, анализа и улучшения. Для упрощенного представления сложной сети взаимосвязанных процессов в виде процессной модели используются различные графические средства, которые обеспечивают наглядность, целостность, возможность акцентирования внимания на главных деталях и приоритетах. Процессная модель служит основой для построения более детальных моделей процессов.

В процессной модели ХХХГУ классифицированы три группы процессов:

  1. 3) обеспечивающие процессы, снабжающие все виды процессов соответствующими материальными, информационными и прочими ресурсами.
  2. 1) основные бизнес-процессы, непосредственно создающие ценности для потребителей. К ним отнесены процессы реализации образовательных программ различного уровня (бакалавриат, магистратура, аспирантура, докторантура, образовательные программы дополнительного образования и пр.), а также процессы реализации научно-технических программ и проектов;
  3. 2) процессы менеджмента, обеспечивающие основные процессы административными и финансовыми ресурсами. К ним также относят процессы управления проектами, которые реализуют уникальные, специфические стратегические цели, например проект разработки и внедрения СМ К;

В процессной модели СМК ХХХГУ выделяют «ключевые» процессы — наиболее важные на данный период развития вуза. Это понятие тесно связано с понятием ключевых стратегических приоритетов — наиболее важных направлений деятельности вуза на текущий период времени.

В ХХХГУ ключевые стратегические приоритеты развертываются через целевые программы вуза. Процессам, по каким-либо причинам оказывающим негативное влияние на ключевые результаты деятельности вуза, присваивают статус «критических». Критичность процессов может быть обнаружена в результате их мониторинга либо по результатам внутренних или внешних аудитов СМК.

Устранение критичности процесса осуществляется посредством коррекций процесса либо проведения системных корректирующих и предупреждающих действий, приводящих к улучшению как самого процесса, так и всей СМК. При управлении ключевыми и критическими процессами, как правило, используются проектные формы управления. В процессную модель включены аутсорсинговые процессы, которые выполняют субподрядные организации в случаях, когда вуз считает осуществление их своими силами неэффективным.

К таким процессам обычно относят: проведение практик студентов на предприятиях, привлечение ведущих специалистов организаций для чтения лекций, социальные и оздоровительные услуги, транспортное обслуживание и проч.

Вуз должен управлять такими процессами. Характер управления аутсорсинговыми процессами зависит от характера этих процессов и связанными с ними рисками.

Вуз должен демонстрировать всем заинтересованным сторонам, что он несет ответственность за управление этими процессами и общую со своим партнером по аутсорсингу ответственность за качество выходов процессов. Границы процессов обычно определяются границами функциональных зон подразделений, находящихся в подчинении разных проректоров. Неотъемлемой частью процессной модели являются процессы улучшения, которые реализуют менеджмент процессов.

Процессы улучшения (логика цикла PDCA) встроены во все процессы СМК и протекают непрерывно. Первым действием при описании процесса является определение цели процесса. Формулировка цели лежит в зоне ответственности его руководителя.

Цель обозначает назначение процесса, направленность и ожидаемые результаты и рассматривается как декомпозиция стратегических целей и политики в области качества. Постановка цели и определение результатов позволяют определить перечень показателей, необходимых для мониторинга, измерения процесса и демонстрации его способности достигать запланированных результатов.

Постановка цели и определение результатов позволяют определить перечень показателей, необходимых для мониторинга, измерения процесса и демонстрации его способности достигать запланированных результатов.

Исходя из степени достижения запланированных результатов, руководитель процесса планирует проведение корректирующих и предупреждающих действий, а также мероприятия по улучшению. По каждому процессу устанавливаются:

  1. — руководители, ответственные за мониторинг и достижение результата;
  2. — показатели и критерии результативности;
  3. — необходимые данные (документы) для мониторинга;
  4. — регулярность проведения мониторинга;
  5. — результаты мониторинга и измерения, представленные в виде записей.

При установлении показателей процесса используют качественные и количественные показатели. Всем показателям должны быть присвоены целевые значения, с которыми должны периодически сравниваться их фактические значения.

Контрольные точки измерения и периодичность измерения показателей устанавливаются исходя из целей процесса. Оценивание показателей может осуществляться:

  1. — в относительных единицах (например, в процентах).
  2. — в абсолютных единицах (например, трудоемкость проекта — в человеко-часах);
  3. — в баллах (например, от 0 до 10 баллов);

Для измерения показателей могут использоваться анкетирование, экспертное оценивание, статистический анализ.

Количественное значение каждого показателя, единица измерения, методика его расчета и диапазон критериев результативности устанавливаются исходя из определения термина «качество». При анализе причин недостижения целей процесса отслеживают частоту попадания показателя в интервал «улучшение», что может означать, что руководитель (разработчик) процесса недостаточно точно установил контрольные границы (критерии) оценки показателя, неправильно выбрал методику расчета показателя или сам показатель, неверно установил целевой показатель.

Улучшение процесса может, например, заключаться в анализе и улучшении его показателей, разработке более точных показателей и критериев их результативности. Количество процессов СМК ХХХГУ определяется текущими потребностями университета, исходя из его Миссии, Видения, Политик по направлениям и Комплексной программы развития на текущий пятилетний период, а также организационной структурой и численностью персонала.
Количество процессов СМК ХХХГУ определяется текущими потребностями университета, исходя из его Миссии, Видения, Политик по направлениям и Комплексной программы развития на текущий пятилетний период, а также организационной структурой и численностью персонала.

Перечень процессов определен в реестре процессов, приведенном в ДП ХХХГУ 1.5.1 (М 4.2). Описание процессов. В практике управленческой деятельности используется текстовое описание той или иной деятельности. Чем сложнее описываемая деятельность, тем объемнее получаются документы, в связи с чем они становятся неудобными в использовании и трудными для восприятия.

Для получения наибольшего эффекта восприятия используется сочетание текстовой информации с таблично-графическим представлением информации. Графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач, связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности.

Для описания процесса, кроме документированной процедуры, используют графические средства — информационную карту и блок- схему. Требования к документированной процедуре определены в ДП ХХХГУ 1.5.1 (М 4.2). Информационная карта предназначена для представления общих сведений и характеристик процесса и служит справочным материалом, используемым для мониторинга и аудита процесса.

Информационная карта процесса может быть как самостоятельным документом, так и частью документированной процедуры, дополняющей текстовое описание. К ее достоинствам можно отнести наглядность, компактность представления основных характеристик процесса, простоту и удобство использования. Блок-схема предназначена для визуального представления хода процесса во времени.

Уровень детализации описания процесса на блок- схеме может меняться в зависимости от сложности действий, используемых методов, опыта и подготовленности участников и руководителя процесса. Использование блок-схем при документировании процессов дает возможность значительно сократить описательную часть документа. Блок-схема обладает теми же преимуществами, что и информационная карта, — простотой и доступностью для восприятия, не требующими применения специализированных программных продуктов.

Затраты на обучение исполнителей, разработке и применению информационных карт и блок-схем минимальны. Информационная карта процесса — это документ, в котором зарегистрированы все результаты планирования процесса: входы, выходы процесса, управляющие документы, ресурсы, измерения и их анализ. Она составляется на каждый процесс СМК ХХХГУ и является официальным документом университета, обязательным для исполнения всеми подразделениями и сотрудниками университета, участвующими в процессе.

Информационная карта обязательно дополняется приложением — «Карта мониторинга процесса». Форма карты мониторинга приведена в приложении А.

Содержания разделов приведены в табл.

7—14. Таблица 7 Содержание раздела «Наименование» Сведения Инструкция по заполнению Наименование Указывается наименование, определенное в процессной модели и реестре процессов и видов деятельности ХХХГТУ, например «Управление документами по управлению качеством».

В случае, если участниками процесса являются внешние организации, процесс является аутсорсинговым Обозначение Обозначение включает индекс (сокращенное наименование вида документа СМК — ИК ХХХГУ), код процесса, присваиваемый согласно реестру процессов и видов деятельности СМК ХХХГУ, и год принятия документа например ИК ХХХГУ 1.5.1 — 2008 (М 4.2) Таблица 8 Содержание раздела реквизитов Сведения Инструкция по заполнению Разработано Указываются должности, фамилии, имена, отчества руководителя разработки и разработчиков. Информационные карты, как правило, разрабатываются руководителями процессов Экспертиза проведена Указываются должности, фамилии, имена, отчества экспертов, дата экспертизы В число обязательных экспертов включаются руководитель процесса и начальник отдела менеджмента качества и сертификации. Согласовано Указываются должности, фамилии, имена, отчества должностных лиц — руководителей взаимодействующих процессов и подразделений, дата согласования.

Утверждено Указывается фамилия, имя, отчество ректора ХХХГУ, его ученое звание, дата утверждения Таблица 9 Содержание раздела колонтитулов Сведения Инструкция по заполнению Версия Версия означает редакцию информационной карты от какого- либо числа.

Впервые разработанной информационной карте присваивают версию 1.0. При внесении в нее изменений версию изменяют на 1.1, 1.2. Если изменений много, то информационную карту перерабатывают и присваивают ей версию 2.0 Дата введения Указывается дата утверждения или дата издания приказа об утверждении информационной карты № приказа Указывается номер приказа об утверждении информационной карты № экземпляра Номер экземпляра проставляется общим отделом согласно листу рассылки Таблица 10 Содержание раздела «Общие сведения» Сведения Инструкция по заполнению Владелец Указывается должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, имеющего соответствующие полномочия по менеджменту процесса, несущий полную ответственность за результат и соответствие выхода требуемому.

Должностное лицо, как правило из числа проректоров, указывается в соответствии со штатным расписанием организационной структуры ХХХГУ. Например: проректор по учебной работе и т.п.

Сведения Инструкция по заполнению Руководитель Указывается должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, имеющего соответствующие полномочия по управлению процессом, несущего ответственность за мониторинг процесса и его результата. Должностное лицо, как правило из числа руководителей ключевых подразделений, указывается в соответствии со штатным расписанием организационной структуры ХХХГУ. Например: декан, директор института, начальник управления, начальник отдела и т.п.

Ответственные исполнители Указываются должности, фамилии, имена, отчества ответственных исполнителей со стороны других подразделений в соответствии со штатным расписанием организационной структуры ХХХГУ Цель процесса Приводится краткое описание процесса, отражающее суть осуществляемой деятельности по процессу, охватывающее его границы, т.е. с чего начинаются работы и чем заканчиваются (1—2 абзаца текста, список функций, иное). Например, для процесса управления закупками: Цель процесса: деятельность по планированию закупок сырья и материалов, организация работы с поставщиками по заключению договоров на поставку, верификации и приемке закупленной продукции Назначение процесса Приводится наименование должностного лица, подразделения, для которой проводится процесс, например для пользователей документации СМ К Регламентирующие документы Приводятся ссылки на внешние и (или) внутренние нормативные документы, регламентирующие процесс, например требования ВАК, предъявляемые к диссертациям на соискание ученой степени доктора наук Таблица 11 Содержание раздела «Характеристики» Сведения Инструкция по заполнению Вход процесса Приводится краткое общепринятое и однозначно понимаемое наименование входа процесса.

Входов может быть несколько. Например: ГОС ВПО, база данных «Контингент студентов», заявка кафедры на издание учебной литературы, план аудита СМК и проч. Поставщик процесса Приводится наименование процесса поставщика, для которого данный вход является выходом, а также должностное лицо или подразделение, являющееся источником для данного входа, которое несет ответственность за соответствие входа.

Например: процесс довузовской подготовки, директор Центра довузовской подготовки, процесс визовой поддержки (аутсорсинг) Сведения Инструкция по заполнению Требования к входам Приводится перечень требований и документов, включая требования к полноте, достоверности, своевременности и доступности входа. Возможно использование ссылок на имеющиеся в вузе формы документов (форма акта, протокола, заявки и т.п.) или ссылки на имеющиеся в вузе внешние и (или) внутренние нормативные документы.

Например: ГОС ВПО бакалавра по направлению ХХХХ, подписанная заявка кафедры по форме согласно ДП ХХХГУ 4.4.4-2008, утвержденный план аудита по форме согласно ДП ХХХГУ «Внутренние аудиты» Результат (выход) процесса Приводится общепринятое и однозначно понимаемое наименование выхода процесса. Выходов может быть несколько. Например: учебный план, учебное пособие, отчет по аудиту, комплект конкурсной документации Потребитель результатов процесса Приводится наименование процесса — потребителя результатов деятельности описываемого процесса, для которого данный процесс является входом, а также должностное лицо или подразделение, являющееся потребителем результатов процесса, которое предъявляет требования к выходу процесса.

Рекомендуем прочесть:  Снимаеться ли 327 статья

Например: процесс трудоустройства выпускников — отдел маркетинга Требования потребителя к выходу(результатам) процесса Приводится перечень требований и документов, устанавливающих требования к результатам процесса. Возможно использование ссылок на имеющиеся в вузе формы документов (форма акта, протокола, заявки и т.п.) или ссылки на имеющиеся в вузе внешние и (или) внутренние нормативные документы.

Например: отчет по аудиту в соответствии ДП ХХХГУ «Внутренние аудиты», учебное пособие с грифом Таблица 12 Содержание раздела «Записи» Сведения Инструкция по заполнению Используемые записи и данные Приводится перечень документов, в которых фиксируются свидетельства проведения верификации (проверки) входа, течения и выхода процесса, а также место их хранения.
Например: отчет по аудиту в соответствии ДП ХХХГУ «Внутренние аудиты», учебное пособие с грифом Таблица 12 Содержание раздела «Записи» Сведения Инструкция по заполнению Используемые записи и данные Приводится перечень документов, в которых фиксируются свидетельства проведения верификации (проверки) входа, течения и выхода процесса, а также место их хранения.

Формы записей могут быть частью других документов. Записи могут впервые вводиться в действие описываемым процессом и создаваться на всех этапах реализации процесса. Например: приказ с визой должностного лица, экзаменационная ведомость, заполненная преподавателем и хранящаяся в деканате, подписанный лист рассылки документа, хранящийся в общем отделе Содержание раздела «Ресурсы» Сведения Инструкция по заполнению Требуемые ресурсы Приводятся фио должностного лица и исполнителей с соответствующей компетентностью, осведомленностью и подготовкой, материальное обеспечение (в том числе здания, материалы, средства труда, оборудование, транспорт, коммуникации, каналы связи и передачи информации) и информация, необходимые для выполнения выделенных видов деятельности или функций, финансовые ресурсы Таблица 14 Содержание раздела «Измерение процесса» Сведения Инструкция по заполнению Наименование показателя процесса Приводится наименование показателя процесса.

Используют три группы показателей: показатели реализации процесса, показатели выхода процесса и показатели удовлетворенности потребителей процесса.

Например: Показатель реализации процесса — трудозатраты, длительность согласования и экспертизы Показатель удовлетворенности — количество жалоб студентов, количество положительных отзывов. Показатель выхода процесса — успеваемость Единица измерения Приводится единица измерения данного показателя процесса.

Например: руб., человеко-дни, %, балл и др.

Описание показателя Приводятся текстовое (формула, иное) описание содержания показателя процесса, а также наименование распорядительного документа, которым определено целевое значение показателя (целевая программа, план и др.) Метод измерения и мониторинга Приводится порядок расчета показателя или ссылка на документ, его содержащий Данный раздел является периодически обновляемым, периодичность его обновления определяется потребностями ХХХГУ (1—3—5 лет).

Если в информационной карте использовались какие-либо обозначения или сокращения, то их приводят на первой странице информационной карты после раздела колонтитулов. Информационная карта оформляется на листах бумаги формата А 4.

Каждый лист, кроме титульного, должен иметь колонтитул. Блок-схема процесса представляет собой схематическое изображение операций процесса с использованием наглядных символов, отражающих природу каждой операции. Выполнение блок-схемы является обязательным, если описываемый процесс изначально представляет из себя ряд действий, однозначно воспринимаемых в виде последовательности.

В блок-схеме процесса используются символы для облегчения написания и чтения схемы, приведенные в табл. 15. Таблица 15 Символы, используемые при построении блок-схем

Графическое описание символов выполняется с использованием автофигур из раздела «Блок-схемы» Microsoft Word. Формирование блок-схемы начинают после составления информационной карты.

Далее определяют границы процесса: начало (событие, определяющее его старт) и окончание процесса (событие, определяющее его завершение). После перечня операций определяют критические операции, которые требуют принятия решения. Далее составляют блок-схему, используя символы.

Каждой операции должны соответствовать свои входы и выходы. Исключение составляют критические операции, требующие решения. Рядом со знаком, следующим сразу за критической операцией, обозначающей принятие решения, должны находиться два выхода.

Возможны ситуации, когда выходов может быть более двух. Если в какой-то части процесса возникает проблема, эту часть детализируют до уровня (операции), на котором будет видна причина проблемы, вплоть до отдельных операций конкретного исполнителя. Критериями необходимости детализации описания процесса служат:

  1. — необходимость определения роли участников процесса.
  2. — высокий риск возникновения ошибок в процессе;
  3. — наличие проблемы в процессе: частые сбои, низкая результативность;

Чтобы исключить негативное влияние проблем, на блок-схеме вначале изображают текущее состояние взаимодействия процессов «как есть», одновременно выявляя «слабые звенья», требующие усовершенствования, а далее строят блок-схему «перспективного» видения, актуализируя ее в ходе выполнения процесса, обеспечивая, таким образом, повышение результативности и эффективности процесса и СМК.

Построение блок-схемы по принципу «как должно быть» организуется руководителем процесса.

В случаях, когда какая-либо операция является другим процессом или документом, на блок-схеме дают ссылку на этот процесс или документ. Выходные данные каждой операции являются входными данными следующей операции или частью их. Информационную карту и колонтитул оформляют в соответствии с шаблонами, приведенными в приложении Б, блок-схему — в соответствии с шаблоном, приведенным в приложении В.

Блок-схема включается в общую нумерацию страниц. Разделы «Наименование» и «Реквизиты» приводятся на титульном листе, остальные разделы — на последующих листах. Шаблоны и записи. При описании процесса создается обязательная запись — карта мониторинга процесса МР ХХХГУ 1.5.2 (4.1, 4.2) — (Ш.1) (приложение А).

Карта мониторинга периодически обновляется и заполняется руководителем процесса (ответственным за мониторинг) в сроки, определенные информационной картой в соответствии с разделами «Записи» и «Измерение процесса». Заполненные карты мониторинга процесса являются объектом аудита и хранятся у руководителя процесса в папке-деле «Документы системы менеджмента качества» утвержденной номенклатуры дел подразделения. Копии периодически передаются в отдел менеджмента качества и аккредитации.

Для описания процесса используется шаблон МР ХХХГУ 1.5.2 (4.1, 4.2) — (Ш.2) (приложение Б), включающий форму титульного и последующих листов информационной карты с колонтитулом. Для описания блок-схем процесса используется шаблон МР ХХХГУ 1.5.2 (4.1, 4.2) — (Ш.З) (приложение В). Шаблон карты мониторинга процесса МРХХХГУ 1.5.2 (4.1,4.2) — (Ш.1) — 2009 Дата мониторинга Наименование показателей /статус процесса Значение показателей целевое фактическое Ключевой, критический (подчеркнуть) 1.

2. 3. 4. Руководитель процесса, должность_ _ (подпись) (расшифровка подписи) Шаблон информационной карты МР ХХХГУ 1.5.2 (4.1,4.2) — (Ш.2) — 2009 Титульный лист Информационная карта процесса

  1. (обозначение процесса)
  2. (наименование процесса)

СОГЛАСОВАНО Проректор по СМК _Мишин К.К. _2009 г. УТВЕРЖДАЮ Ректор университета _Петров А.А.

2009 г. РАЗРАБОТАНО Должность _ _ (подпись) (расшифровка подписи) ЭКСПЕРТИЗА ПРОВЕДЕНА Ведущий аналитик по статистике и анализу данных отдела менеджмента качества и аккредитации _ Иванов В.В. (подпись, дата) (расшифровка подписи) Должность владельца процесса _ _ (подпись, дата) (расшифровка подписи) Должность руководителя процесса _ _ (подпись, дата) (расшифровка подписи) СОГЛАСОВАНО Должность владельца взаимодействующего процесса (наименование и обозначение процесса по реестру) _ _ (подпись, дата) (расшифровка подписи) Должность руководителя взаимодействующего процесса (наименование и обозначение процесса по реестру) _ _ (подпись, дата) (расшифровка подписи) Версия_ Последующие листы информационной карты процесса оформляются аналогично информационной карте, приведенной в процедуре «Управление документами» (см.

табл. 6, с. 153). Колонтитул информационной карты приводится на следующих листах и оформляется следующим образом: ХХХГУ Наименование и обозначение информационной карты Лист Всего листов Версия Введено в действие Приказ от №

  1. (Архитектура предприятия)
  2. (Электротехника)
  3. (Общая социология)
  4. (Криминалистика)
  5. (Перспективы развития негосударственного пенсионного обеспечения)
  6. (Конкурентоспособность предприятий сферы услуг)
  7. (Оценка эффективности менеджмента и систем менеджмента качества)
  8. (Методика защиты информации в организациях)
  9. (Документирование системы менеджмента качества)

© Bstudy — статьи для высших учебных заведений (info{aт}bstudy.net) © 2017 — 2020

2. Процессы.

30 июня 2020В этой статье мы поговорим о процессах СМК. Как обычно, я постараюсь объяснить все на пальцах.Начнем с простого.

Что же такое «Процесс»? Процесс — это некие действия, имеющие определенную протяженность во времени, которые преобразуют входы в выходы.Трудно?

Ничего, все проще некуда. Допустим, нам надо построить дом.

Но у нас нет ничего, кроме денег. Мы начинаем планировать процесс строительства дома. Что нам для этого надо?1. Земля.

Значит в процессе «Строительство дома» нам нужна процедура «Покупка земли». Вход процедуры — деньги, выход — земля.

То есть, в ходе выполнения процедуры «Покупка земли» мы преобразовали вход (деньги) в выход (землю в собственности).2. Строительные материалы. Значит, нам нужна процедура «Закупка материалов». Реализация ее аналогично п.1, только вход — те же деньги, а выход — грузовик с материалами.3.

Строительство. Это уже не покупка чего-то материального, а услуга, но подход тот же самый, на входе материалы и земля — на выходе дом.То есть мы реализовали процесс «Строительство дома» в виде 3-х процедур, конечно, в очень упрощенном виде. И преобразовали вход процесса (деньги) в выход (дом).

Ради разминки попробуйте разбить каждую процедуру на более мелкие. Например, в процедуре приобретения земли будет процедура оформления ее в собственность, в которой тоже будут подпроцессы.

Такое разбиение крупного процесса на составляющие называется декомпозиция.

О ней мы поговорим чуть позже.Мне кажется, это не сложно и вполне доступно для понимания. Но чего-то не хватает в этой схеме, не так ли?У процессов в СМК есть еще кое-какие особенности, тоже, в принципе, понятные. Просто, когда мы что-то покупаем, то все элементарно, а когда мы занимаемся организацией бизнес-процессов, то нужно учитывать еще два фактора.Посмотрим на схему процесса в понятиях СМК:Видим, что кроме входов и выходов появились такие вещи, как управляющие воздействия и ресурсы.

Давайте немного поговорим (ну это для меня) и почитаем (а это для Вас, уважаемые друзья) про них.Выше я написал, что на этапе «Строительство дома» чего-то не хватает.

Рассмотрим этот этап как отдельный процесс. В описанной выше схеме не хватает как раз двух факторов — управления и ресурсов. Как это выглядит на практике?У нас есть вход процесса — материалы и земля.

Но сам дом не построится. Поэтому для реализации этого процесса нам нужны ресурсы (деньги на оплату работ по постройке дома, время) и управление (проект, надзор, руководство работами). И только когда есть все компоненты, необходимые для функционирования процесса, он сможет реализоваться и преобразовать входы в выход — дом.Давайте поговорим еще об одном, ведь в схеме выше есть такие вещи как ограничения и поддерживающие процессы. Что это?Любое управление предполагает наличие ограничений.

Например, законодательство, которое нельзя нарушать, правила охраны труда, промышленной безопасности и т.д.

Ни один процесс не должен управляться так, чтобы существующие ограничения нарушались, это важно.Поддерживающие процессы — это те же процессы, которые обеспечивают выполнение основного процесса. У них та же структура, входы, выходы, управление, ресурсы, но эти процессы напрямую не участвуют в выпуске конечного продукта. Для организации типичными поддерживающими процессами являются бухгалтерия, снабжение, логистика и подобные им.

Эти процессы сами по себе не создают добавленную стоимость продукта, но без них производство продукта невозможно. Такие процессы иногда называют еще обеспечивающими.Надеюсь, что я понятно излагаю. А теперь посмотрим, как эти вещи переходят в управление организацией.Любое действие в организации — это процесс.

Не важно, гнете вы лист металла, или закупаете гвозди — все это процессы. И каждому процессу нужны входы (металл, потребность в гвоздях), управление (оператор пресса, менеджер по закупкам), ресурсы (электроэнергия для пресса, деньги на гвозди) для того чтобы на выходе процесса иметь то, что запланировано, при этом, с определенным уровнем качества.Так вот, задача любого человека, занимающегося СМК — это описание и формализация этих процессов.В идеале, из описания процесса должно быть понятно, кто, что и когда должен сделать чтобы вход процесса превратился в выход. При этом должны быть назначены ресурсы (человеческие, материальные, временные и т.п.) и ответственные за управление и реализацию процесса люди.

Должны быть определены также полномочия и ответственность остальных участников процесса. Согласитесь, ведь не раз возникали и возникают ситуации, когда начальник говорит «Сделай вот это», а как это правильно сделать непонятно. СМК — это набор документов, поясняющих суть верного функционирования организации, как системы.

Взял, прочитал, понял, сделал.

Это уровень исполнителя процесса.На уровне управления организацией применяется принцип Деминга — PDCA (Plan-Do-Check-Act). Планируй, делай, оценивай результат, принимай решения. Он тоже весьма понятный. Мы хотим делать определенную работу лучше.

Например, закупать гвозди лучше и с меньшими проблемами чем год назад. Ок! Планируем закупку гвоздей и все действия, с ней связанные (договор, оплату счетов, доставку, контроль и т.д.).

Делаем все как запланировали.

Оцениваем результативность (например, на этапе заключения договора мы сработали неэффективно, договор заключали неделю, вместо 2 дней, как хотели). Принимаем решение (вносим изменение в процесс заключения договора, чтобы всем жилось лучше). Снова планируем закупку гвоздей, и т.д.

Таким образом, процесс закупки гвоздей у нас с каждым разом отрабатывается до той степени, когда это перестает приносить исполнителям головную боль.Задача коллектива организации — создать систему процессов, которая сможет функционировать автоматически. Мы не задумываемся, почему у нас бьется сердце, но человек, как система органов, существует и даже позволяет себе такую вольность как думать о котиках =).Задача службы менеджмента качества в этом процессе создания системы — оказывать всестороннюю помощь всем, кто участвует в улучшении нашей организации.

Слово «Процесс» я выделил не зря — ведь весь этот цикл статей как раз про улучшение организации.

Это тоже процесс, у которого есть вход — организация в нынешнем состоянии, и есть выход — организация, какой мы хотим ее видеть завтра.

Ресурсы на это – в первую очередь мы с вами, наши идеи и мысли, наши головы и руки. Управление – в руках руководства. Только не забывайте, что управление чем-либо – это тоже процесс, и на него тоже можно и нужно воздействовать в интересах организации.Кстати, помните, я написал, что вы уже в системе?

=) Если вы дочитали до этого места, то вы находитесь в процессе.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+