Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Перечень обязанностей по кадровому делопроизводству

Перечень обязанностей по кадровому делопроизводству

Рубрики

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства. Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату. Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями.

Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2). Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей. Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда. Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно?

Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы: • письменные разрешения работников на обработку их персональных данных; • письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении; • особый режим хранения документов, содержащих персональные данные. Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения. Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ.

Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить: • приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*); • о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*); • о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*); • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*); • о направлении работника в командировку (форма № Т-9*); • о поощрении работника (форма № Т-11*). Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом. Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий.
Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий.

Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу. Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения.

Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно.

Приказы по личному составу – 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение.

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение.

Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года.

Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится.

Например, сформируются отдельные дела:

«Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков»

, «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д.

Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами: • дело 1 – приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения – 5 лет); • дело 2 – приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения – 50 лет). Трудовые договоры работников, их личные карточки и трудовые книжки являются настольными документами кадровика. Мы не говорили о них в разделе «Обязательные документы по кадрам», потому что это не локальные нормативные акты, а документы, которые относятся к каждому работнику персонально.

Все они обязательны: • трудовой договор – в соответствии со ст. 56 ТК РФ; • трудовая книжка – в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек; • личная карточка работника – на необходимость ее ведения указывает п.

12 Правил ведения трудовых книжек. Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заводится одновременно с поступлением работника в организацию. В нее вносятся анкетные данные работника, все сведения о его передвижениях в организации, отпусках, награждениях и т.п.

Трудовой договор, личная карточка и трудовая книжка являются действующими документами в течение всего периода работы сотрудника в организации. Если работник трудится в организации 20 лет, его трудовой договор, трудовая книжка и личная карточка в течение 20 лет являются переходящими делами. Закрываются делопроизводством они только после увольнения работника.

Пока эти три документа являются действующими, они находятся у кадровика и хранятся так, как и положено храниться документам, содержащим персональные данные (об этом ниже).

Закрытые делопроизводством трудовые договоры и личные карточки отправляются на хранение в архив по личному составу. Трудовые книжки при увольнении возвращаются работникам. Конечно, бывают и исключения, когда по разным причинам уволившийся работник не забрал свою трудовую книжку – время от времени такое случается.

Следует помнить, что трудовая книжка – документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.
Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой. Нюансы формирования дел. Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются – «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников».

Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников. В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу.

Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет. Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты.

Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований: • обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива); • формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения; • составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

  1. Соблюдаем особый режим хранения документов, которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один – у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
  2. Составляем опись дел по личному составу. Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6 ). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1–8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:
  3. Формируем дела по годам. О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
Рекомендуем прочесть:  Реестр договоров по 44 фз образец

• годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно; • все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу; • нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14); • каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения – 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов; • каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.

Должностная инструкция кадровика: основные обязанности, функции и требования к сотруднику + образец правильно составленного заявления и важные нюансы профессии

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика.

В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Содержание: Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их. Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы.

А утверждается уже высшим руководством организации.

В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия.

И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством. Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

  1. Управление механизмом поощрения и наказания.
  2. Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
  3. Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
  4. Ведение документации для архива.
  5. Оформление трудовых книжек и договоров.
  6. Разработка графика и мониторинг его исполнения.
  7. Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
  8. Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
  9. Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.

В должностные обязанности входит:

  1. Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
  2. Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
  3. Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
  4. Работа с архивом.
  5. Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
  6. Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
  7. Оформление трудовых книжек и их хранение.
  8. Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало.

Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям. Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя.
На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя.

После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию. Должностные обязанности:

  1. Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
  2. Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.
  3. Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
  4. Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
  5. Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
  6. Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
  7. Проведение аттестации и анализа ее итогов.
  8. Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
  9. Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству.

Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории.

И подписывается в процессе оформления на работу. Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

  1. Заполненное заявление по образцу.
  2. Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности.

В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием. В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом. Кадровик должен знать следующее:

  1. Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
  2. Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.
  3. Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
  4. Действующее трудовое законодательство.
  5. Правила ведения персональных данных работников.
  6. Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей.

В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия. Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.
В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант: Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности. Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника. И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.

Кадровик имеет следующие права:

  1. Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
  2. Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
  3. Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
  4. Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.

Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:

  1. В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
  2. В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.
  3. В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.

Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:

  1. Отсутствие составленного графика отпусков.
  2. Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
  3. Отсутствие личных дел.
  4. Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т.

д. С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность? К положительным можно отнести:

  1. Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
  2. Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление.

Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.

  1. Работа в офисе.
  2. Бумажная работа без особой подвижности.
  3. Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.

К негативным следует отнести следующие:

  1. Монотонность.
  2. Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
  3. Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
  4. Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
  5. Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
  6. Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала.

Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями.

Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации. Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире.

Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации.

В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе. Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности.

Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице. Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои.

При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства.

Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества. В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье: © 2016-2020 Финанби — финансы и бизнес.

Копирование материалов с сайта запрещено. Все вопросы и предложения на:

Кадровое делопроизводство

24.06.2019 – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами. Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами. Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом). Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  1. Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
  2. Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
  3. Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
  4. Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
  5. Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя: 1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  1. разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
  2. ведение личных дел и пр.
  3. заполнение трудовых книжек;
  4. оформление кадровых приказов;

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ. 3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  1. Положения о материальной ответственности работников;
  2. Правил внутреннего трудового распорядка;
  3. Положение о командировках;
  4. Положения о премировании и иных поощрениях
  5. Положение о структурных подразделениях;
  6. Положения о защите персональных данных работника и пр.;
  7. Положения о персонале;
  8. Положения об оплате труда;
  9. Положения о коммерческой тайне;
  10. Положение об отпусках;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам. 5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги: Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (, график отпусков, , личные карточки сотрудников и т.д.).

Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты. Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения.

Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново.

Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота. Рассмотрим далее основные преимущества:

  1. Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.
  2. Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
  3. Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
  4. Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п.

1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  1. на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  2. на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
  3. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+