Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Написать ответ на письмо примеры

Написать ответ на письмо примеры

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ. В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме.

Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

  • Те, на которые не нужна такая реакция.
  • Те, что требуют обязательного ответа.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией.

Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает.

Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной. Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ.

Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение.

Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок.

Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно.

Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад.

Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами.

Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного.

Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком.

Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

  • Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
  • Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
  • Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер.», «В ответ на Ваш запрос.» или же «Сообщаем Вам.».
  • Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение. Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным.

Не стоит также забывать и о грамотности.

Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте.

Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления).

Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей.
При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей.

Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

  1. 23.12.2015
  2. 0

Поделиться:

Ответ на письмо официальное образец о предоставлении информации

Бесплатная консультация по телефону: Москва Горячая линия Содержание Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  1. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
  2. Положительный ответ должен быть максимально подробным,

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса.

Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.
Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  • Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  • Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  • Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
  • После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.

Ответ можно писать

  1. как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  2. так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности.

Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.Ответ можно отправлять разными способами.
Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки.

В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  1. В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
  2. В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  3. В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  4. В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  5. В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  6. В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  • Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  • Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  • Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
  • Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос.

    Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».

  • Составление «тела» документа.

    ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:

    1. информация по запросу.
    2. реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
  • В случае отрицательного письма указываются:

    1. констатация отказа.
    2. причина отклонения просьбы;
    3. реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • ООО «Силуэт» Генеральному директоруг.

    Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»тел.

    (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746Источник: https://gimnazia40.ru/pisma-zapiski/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-informatsiiВ деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица.

    Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого.

    Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    1. индивидуальными предпринимателями;
    2. представителями органов власти;
    3. общественными деятелями и др.
    4. частными гражданами;

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа.

    В нем обязательно отражаются такие сведения:

    • Наименование получателя (адресата).
    • Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    • Наименование отправителя.
    • Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    • Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    • В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    • Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    • Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    • Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации.

    Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.Отправить можно разными способами:

    1. по обычной почте;
    2. передать по факсу;
    3. по е-мэйл;
    4. передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

    Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    1. технические характеристики товара и т.п.
    2. прайс-лист;
    3. условия акции, предоставления скидок;

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы).

    Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки.

    Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера.

    Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики.

    Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики.

    Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.Читать еще: Пример служебной записки на повышение зарплаты образец примерЕсли это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании.

    Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.Источник: https://Inspectrum.su/trudovoe-pravo/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-o-predostavlenii-informatsii-v-2020-godu.htmlВ настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов.

    Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает.

    Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

    • Регистрационный номер и дату составления.
    • «Тело» документа.
    • Подпись и печать.
    • «Шапку» письма.
    • Обращение к адресату по имени и отчеству.

    Следует отметить, что запросы поступающие в организацию, могут носить самый разнообразный характер. Это может быть письмо из государственного органа, с налоговой инспекции, от покупателей, деловых партнеров, поставщиков и т.

    д. От перечня запрашиваемых документов и объема информации зависит срок ответа на запрос.Ответ на запрос информации обычно имеет единое содержание, включающее следующие пункты:

    1. ФИО и должность представителя организации, направившей ранее запрос.
    2. «Тело» ответа (подробно данный пункт будет описан ниже).
    3. ФИО, должность и подпись, лица возглавляющего организацию, выступающую отправителем письма.
    4. Регистрационные данные, а также тему письма.
    5. ФИО и контактный номер исполнителя документа.
    6. Приложения (при наличии).
    7. «Шапку» документа.
    8. Обращение к представителю адресата документа.

    Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода.

    Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

    • судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
    • в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
    • при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
    • банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.
    • при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;

    Составляя письмо — ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:

    • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
    • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
    • Вступительные фразы:
      • «В ответ на Ваш запрос информации…».
      • «В отношении нашего телефонного разговора…».
      • «В связи с …».
      • «В ответ на Ваш запрос от ….№….» и др.
    • Ответ на вопрос:
      • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
      • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
      • «С радостью сообщаю Вам….».
      • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
    • «Был рад Вам помочь».
    • Обращение:«Уважаемый (-ая)….».Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант.

      Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.

    • Прощание:
      • «С уважением».
      • «С наилучшими пожеланиями».
    • «В ответ на Ваш запрос от ….№….» и др.
    • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
    • «С наилучшими пожеланиями».
    • «В ответ на Ваш запрос информации…».
    • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
    • «В отношении нашего телефонного разговора…».
    • «С радостью сообщаю Вам….».
    • «В связи с …».
    • «С уважением».
    • Заключительные фразы:
      • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
      • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
      • «Был рад Вам помочь».
    • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.

    Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения. ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

    • государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
    • судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.
    • в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;

    Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу).

    В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.Отрицательный ответ должен содержать следующее:

    • ссылку на тему запроса, направленного ранее, а также его номер и дату;
    • причину отказа в предоставлении информации;
    • констатацию отказа.

    Составляя отрицательный ответ на запрос, весьма важно дать вежливый и деликатный отказ в предоставлении тех или иных данных.Инструкция по составлению письма-ответа на запрос имеет следующий вид:

    • Необходимо вежливо обратиться к представителю адресата, назвав его по имени и отчеству. Пример: «Уважаемый Александр Игоревич!».
    • Далее можно приступать к написанию основной сути письма. Следует отметить, что его содержание будет отличаться в зависимости от характера ответа (положительный или отрицательный).

      Что должен включать каждый из вариантов, было описано выше по тексту.

    • Начинать следует с «шапки» документа, указав в ней полное наименование своей организации, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, телефон и факс.Справка. Составлять ответ можно уже на готовом фирменном бланке организации. Как правило, он уже содержит все необходимые реквизиты.
    • Приложения (могут быть в том случае, если, к примеру, у организации были запрошены документы, и она готова их выслать).
    • Затем указываются номер и дата регистрации ответа в журнале исходящей корреспонденции, а также регистрационные данные, полученного ранее, письма-запроса.
    • В завершение, на документе ставиться подпись руководителя организации, а также данные об исполнителе письма, на тот случай если у адресата возникнут вопросы.
    • Далее в правом верхнем углу следует указать ФИО представитель адресата, его должность и наименование организации, в которую направляется ответ.

    Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

    • его полное наименование;
    • контактный телефон.
    • Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).
    • По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа.

      Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) …….!».

    • Необходимо составить «шапку» документу.Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.К обязательным реквизитам отправителя, относятся:
      • его полное наименование;
      • адрес;
      • контактный телефон.

      ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.

    • Написание основного содержания письма.

      В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.

    • Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.
    • адрес;

    Можно выделить следующие наиболее типичные ошибки, которые встречаются в письмах-ответах на запросы:

    • отсутствие внятной и четкой причины отказа в предоставлении данных, которые были ранее запрошены;
    • слишком длинные водянистые предложения, содержащие размытый смысл.
    • неверное построение ответа, с нарушением последовательности пунктов, которые должны быть в нем отражены;
    • ошибки при склонении фамилии представителя организации-адресат;

    Внимание.

    Следует помнить, что одним из главных правил деловой переписки является краткость, четкость и однозначность.Таким образом, составление письма-ответа на запрос информации не представляет особой сложности. Главное четко знать последовательность всех пунктов содержания, а также соблюдать основные требования, предъявляемые к деловому письму. Предлагаем ознакомиться Унифицированная форма № КM-3 – бланк и образецЛюбой запрос предполагает получение ответа на него.

    Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

    • отрицательный.
    • положительный;

    Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

    • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
    • Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.
    • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
    • констатация отказа.
    • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.
    • Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
    • «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
    • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
    • Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
    • «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.В случае положительного ответа:
      • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
      • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
      • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

      При отрицательном ответе указывается:

      • ссылка на ранее полученный запрос;
      • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
      • констатация отказа.
    • ссылка на ранее полученный запрос;
    • Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.

    ООО «Акварель» Генеральному директоруг.

    Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»тел.

    (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567ИНН/КПП 77885974/77843545 01.12.16 № _12__Источник: https://bellik.ru/pismo-obrazets-predostavlenie-otveta/В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

    Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

    1. Положительный ответ должен быть максимально подробным,
    2. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

    Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

    Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа.Оформление производится:

    1. либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
    2. либо в свободной форме.

    Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления.Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.В правом же верхнем углу ставится должность и ФИО должностного лица, кому направляется ответ, и наименование организации, куда он направляется.

    • Обращение к должностному лицу.

    По центру пишется обращение к лицу, которому направляется ответ.

    Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.Далее нужно написать сам ответ на запрос – положительный или отрицательный (подробности написания формулировки см.

    далее). Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.

    • Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.

    При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

    1. как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
    2. причину, на основании которой отклоняется просьба;
    3. обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).

    «Уважаемый Владимир Александрович!Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

    1. приказ о назначении на должность генерального директора.
    2. свидетельства ОГРН и ИНН;
    3. свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
    4. устав организации;

    «Уважаемый Пётр Владимирович!Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!». «Уважаемый Александр Петрович!В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама.

    Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике.

    В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса.

    Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

    • Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
    • Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
    • После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
    • Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

    No related posts. Поделиться: ЗаписиРубрики

    1. (1 025)

    ×Рекомендуем посмотретьРубрики

    1. (1 025)

    ПопулярноеКонтактыг. Москва, Профсоюзная улица, дом 27, корпус 57 (495) 120-74-39 © Copyright 2020, Советы юриста .

    Все права защищены.

    Запрос документов (полиция): какими актами он регулируется?

    Поступил запрос от полиции о предоставлении информации, и Вы в силу тех или иных причин не рвётесь его исполнять, одновременно опасаясь последствий?

    Обращайтесь ко мне за помощью, и я Вам предложу возможные варианты решения проблемы.

    Для начала рассмотрим правовые основания для направления запросов о предоставлении документов (информации) подразделениями МВД РФ.

    Прежде всего, это ФЗ от 07.02.2011 г. N 3-ФЗ «О полиции», согласно п. 4 части 1 ст. 14 которого сотрудники полиции вправе запрашивать и получать на безвозмездной основе от граждан и организаций по мотивированному запросу сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию в связи с расследуемыми уголовными делами и находящимися в производстве делами об административных правонарушениях, а также в связи с проверкой зарегистрированных в установленном законом порядке заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, разрешение которых отнесено к компетенции полиции, за исключением случаев, когда федеральным законом установлен специальный порядок получения информации.

    Обращаем внимание на то, что работники полиции не вправе требовать предоставления информации и документов вне расследования или рассмотрения конкретного уголовного дела, дела об административном правонарушении или дела оперативной (доследственной) проверки.

    Соответственно, в поступившем запросе должны быть указаны номер либо иные сведения, которые позволили бы идентифицировать запрос как связанный с конкретным уголовным делом, делом об административном правонарушении или делом оперативной проверки (например, фамилия обвиняемого, лица, заявившего о преступлении и др.) В противном случае запрос полиции о предоставлении информации (документов) можно рассматривать как незаконный.

    В литературе нередко высказывается мнение, согласно которому запрос о предоставлении документов должен быть не только законным, но и обоснованным. То есть, в запросе должно быть указано, как связана запрашиваемая информация с находящимся в производстве органа полиции конкретным делом.

    Конечно, было бы не плохо в целях защиты прав граждан закрепить такое положение в законе. Однако на сегодняшний день такой нормы не существует, в связи с чем отсутствие в запросе обоснования никаких правовых последствий не влечёт. Помимо закона «О полиции», сотрудники различных подразделений МВД РФ при направлении запроса нередко ссылаются на Федеральный закон N 144-ФЗ от 12.08.1995 года «Об оперативно-розыскной деятельности».

    Часть 1 статьи 6 в числе прочих видов оперативно-розыскных мероприятий называет наведение справок. В ходе данного ОРМ сотрудники полиции могут получать любую информацию от граждан и организаций. Если в полученном запросе есть ссылка на данную норму, то следует рассматривать запрос о предоставлении сведений под призмой именно данного федерального закона.

    При оценке законности для предоставления документов в этом случае следует прежде всего установить наличие оснований для проведения оперативно-розыскных мероприятий, указанных в ст. 7 ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности», к которым относятся: Наличие возбужденного уголовного дела.

    Ставшие известными органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, сведения о: признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела; событиях или действиях (бездействии), создающих угрозу государственной, военной, экономической, информационной или экологической безопасности Российской Федерации; лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания; лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.

    Поручения следователя, руководителя следственного органа, дознавателя, органа дознания или определения суда по уголовным делам и материалам проверки сообщений о преступлении, находящимся в их производстве. Запросы других структур, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье. Постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

    Запросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами Российской Федерации.

    Письма-ответы

    Письмо-согласие – это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

    При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля. Если в письме-просьбе содержало обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме- просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации: Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади Письмо-согласие с обоснованием Письмо-отказ – это письмо с отрицательным ответом на письмо- просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.

    Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом: В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос. Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок Письмо-отказ на приглашение с извинениями Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких- либо мероприятиях и т.д. При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

    Ключевыми фразами этих писем являются: В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации. Письмо-подтверждение предварительной договоренности Письмо-подтверждение оплаты товара Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия.

    Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание. В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например: В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.

    Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания) Письмо-напоминание о необходимости выполнения договора на поставку с предупреждением о санкциях Письмо-напоминание с предупреждением о санкциях и дополнительной информацией для адресата Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

    По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание. Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +