Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какие секретари бывают

Какие секретари бывают

Мини-лекция «типы секретарей»

Стр 5 из 7Так, отлично! Спасибо. Смотрите, какой у нас богатый репертуар, все пользуются разными способами и по-разному, я так понимаю. Вообще есть четыре типа секретарей. Давайте сейчас ознакомимся с этими замечательными типажами и вспомним, с каким из типов секретарей нам приходиться чаще всего встречаться!

Важно знать вот что: когда мы звоним и попадаем на секретаря, ее ответы зависят от того какая она, добрая или мягкая, то есть от ^ипа ее личности.

Но не только от этого. Еще на работу секретаря влияет корпоративная культура, которая принята в компании. В некоторых компаниях корпоративная культура обязывает секретаря определенным образом отвечать на телефонные звонки.

Многие компании, которые придерживаются так называемой «западной корпоративной культуры», рассуждают так: «Любой звонок в нашу фирму — это, возможно, наш потенциальный клиент! И, соответственно, из любого звонка мы можем сделать деньги!» Политика работы — любой звонок для нас ценен!

И тогда секретарь такой компании будет дружественная, помогающая. Участник. Можно этот пункт опустить, среди наших клиентов таких нет.

Тренер. Таких нет, да? Это в основном компании в общей своей массе с европейским менеджментом. Это уровень менеджмента и культуры, который пришел с Запада, но понемногу начинает формироваться и в российских компаниях. И многие наши передовые отечественные компании уже тоже понимают, что и в доброжелательности деньги лежат.

Второй тип корпоративной культуры — это наш такой, доморощенный.

Когда звонки воспринимаются как помехи, когда

«звонит куча ненужных назойливых людей и отнимает время у тех, кто работает»

.

И вместо того, чтобы работать, они вынуждены отвечать на эти ненужные звонки. Поэтому секретарь выступает в роли фильтра. В первом случае секретарь помогает делать деньги, во втором случае секретарь фильтрует, помогает эффективно использовать время.

Ваши секретари в основном такие, да? Участник. Ну, в большей степени, у нас именно такие. Тр е н е р. И тогда в работе у секретаря на самом деле находится.

некое подобие фильтра. Это что? Это пропустить нужных людей, если она нужных людей не пропустит, ей за это попадет.

И не пропустить ненужных людей, если она пропустит ненужного человека, ей, бедненькой, тоже за это попадет.

Она практически находится между молотом и наковальней!

И здесь для секретаря важно по вашей интонации, по вашим первым фразам понять: вы человек нужный или вы человек не нужный?

Другими словами, вас ждут или вас не ждут?

Поэтому получается что: если вас не ждут, ну и как бы. и ничего страшного. А вот если вас ждут, вас надо обязательно соединить с этим человеком. И все вопросы секретаря направлены на выяснение.

То, что она слышит за вашими фразами, все, к чему сводится ее основная нагрузка, — это ответить на вопрос: «Нужный человек звонит в компанию или ненужный?» Участник. Идентифицируют нас. Тренер. Абсолютно верно!

Да, она такую внутреннюю диагностику и проводит.

Участник. Как милиционер, он видит, кого нужно остановить и проверить документы, потому что страх идет.

Тр е н е р. Милиционеры же не всех людей подряд останавливают. Но это для Москвы, я не знаю, как у вас. В Москве так это все очень грамотно поставлено.

Сто человек прошло, «цапнули» именно того, у кого нет прописки или регистрации. Вот грамотные, профессиональные секретарши так же, как милиционеры, чувствуют. Поэтому вам нужно сымитировать человека, которого ждут.

Представьте, вы звоните своему постоянному клиенту, «вашему».

Он ждет ваших звонков. Как вы будете начинать фразу?

Участник. Здравствуйте, соедините с Иван Ивановичем. Тренер. Да. Это короткая фраза, уверенным голосом в состоянии силы, такой спокойной силы. Участник. Добавлено имя. Извините, перебью.

Секретарши просто сразу соединяют без разговоров, да.

Тренер. Да, конечно, добавлено имя: «Здравствуйте, соедините меня с Иван Ивановичем».

Но в ряде компаний, не знаю, как у ваших клиентов, есть еще обязательный вопрос секретаря: «Кто звонит и по какому вопросу?» Соответственно, нужно заранее знать ответ, потому что когда вашего звонка ждут, вы произносите эту фразу мгновенно, без обдумываний в том же состоянии спокойной уверенной силы.
Но в ряде компаний, не знаю, как у ваших клиентов, есть еще обязательный вопрос секретаря: «Кто звонит и по какому вопросу?» Соответственно, нужно заранее знать ответ, потому что когда вашего звонка ждут, вы произносите эту фразу мгновенно, без обдумываний в том же состоянии спокойной уверенной силы. Вы говорите: «Это Марья Петровна» или «Это господин Соколов» и, соответственно, по какому вопросу вы звоните, тоже необходимо сразу сказать.

Участник. Закупка оборудования. Тренер. Да, закупка оборудования, техническое оснащение, финансовый вопрос, обсуждение деталей или там: «Мне срочно, потому что все горит», если у вас действительно там все горит.

И секретарь слышит по голосу вашу уверенность, вы произнесли это мгновенно.

Обычно, когда мы звоним и нас не ждут, мы, случается, допускаем две ошибки. Первая, мы начинаем говорить долго и подробно разъяснять секретарю, по какому поводу звоним. Особенно неуместно звучит фраза, что, мол, девушка, я хочу предложить ваш^й компании сделку и хочу пообщаться с вашим начальником, чтобы рассмотреть возможности нового плодотворного сотрудии’-естза и так далее.
Особенно неуместно звучит фраза, что, мол, девушка, я хочу предложить ваш^й компании сделку и хочу пообщаться с вашим начальником, чтобы рассмотреть возможности нового плодотворного сотрудии’-естза и так далее. Это в данном случае означает, что вас не пропустят никогда.

Участник. Конец связи. Тренер. Это конец связи, она сразу понимает — не ждут! Секретарю нельзя рассказывать суть вопроса, потому что суть вопроса расска- зывает тот, кого не ждут.

И вторая ошибка, когда вы не готовы вот к этим двум вопросам: кто и по какому вопросу? Спрашивают, кто, отвечаем: «Это вот я из компании такой-то», тра-та-та, и тоже сочинение на лист бумаги.

Или «по какому вопросу» идет запинка, сразу раз.

и паузы у нас пошли, и мы начинаем сразу растягивать гласные.

Секретарь внимательно слушает, определяет неуверенность, так как есть эти паузы, и они нас выдают.

Секретарь, кстати, может не осознавать этого буквально, но чувствовать мгновенно! И, конечно, не соединяет: «Вы знаете, он занят». У секретаря возникает желание на всякий случай сослаться на объективные обстоятельства.

Она не может сказать: «Я вас не соединю!» Она скажет: «Его сейчас нет на месте» или «Он на совещании, оставьте свои координаты, я ему передам».

Вот и все! Это все делается просто.

Поэтому у вас получается такой фильтр. В плане характера секретарь может быть даже достаточно доброжелательная и разговорчивая, и в общем-то мягкая, которая не прочь помочь. Но то, что мы начинаем спотыкаться на ровном месте, сразу на стораживает секретаря и приводит к потере нашего времени и сил.

То, что можно было с легкостью проскочить, является для нас проблематичным, так как мы сами себе возводим эту «стену». Распространенная ошибка, которая часто встречается в работе менеджеров, это нежелание представляться и называть свою компанию. Тут у секретаря сразу загорается красная лампочка: «лазутчик», «темная лошадка», а может быть, и еще кто-нибудь!

«Не пропущу!» Поэтому будьте максимально открыты и естественны. Не возводите ненужных барьеров сами, чтобы не пришлось потом их преодолевать! Еще бывают такие секретари-референты, обычно люди в возрасте, чья главная линия — «Не впустить ни за что!» Это третий тип секретарей — мы называем их «личностно-включенный тип».

Как в анекдоте про «Запорожец» и «КамАЗ». Помните, после аварии водителя «Запорожца» спрашивают: «Как случилась авария?» А он: «Вот смотрю — «КамАЗ» едет, думал проскочу!» Водитель «КамАЗа»: «Гха! Я двадцать лет за рулем! У меня не проскочишь!» И они обычно сами говорят: «Нам ничего не нужно, у нас все есть, мы уже сделали закупку!» Хотя это вообще не ее полномочия, и секретарь, как правило, ничего точно не знает.

Как мы будем работать с таким типом секретаря?

Конечно же, лич-ностно! Начинаем с ней дружить! С таким секретарем просто необходимо войти в контакт и понравиться ей лично. Нужно обаять ее по те- Часть 2.

Снятие сопротивления у потенциального клиента лефону, проявить все мастерство коммуникации и красноречия, тем более, оно нам вскоре понадобится для воздействия на лицо, принимающее решение. Такого секретаря надо выводить на личное общение по типу «человек—человек». Она должна увидеть в вас человека действительно нужного и компетентного, возможно, она вам сама потом и составит протекцию своему начальнику и, если что, выступит вашим посредником и пролоббирует ваши интересы.

Таких секретарей еще берут вежливостью, настойчивостью, но не назойливостью. Такие люди, как правило, любят, чтобы от них все зависело, и если вы проявите маленькую хитрость и всем видом в разговоре покажете важность вашего вопроса для вас, как для менеджера, и попросите помощи, то можно растопить лед в сердце этого секретаря.

О четвертом типе секретарей говорить в принципе нечего, так как они, по сути, просто являются телефонными операторами.

Они принимают все входящие звонки и соединяют напрямую в кабинет руководителя среднего звена, либо переключают в приемную топ-менеджеров, на личных помощников. Сейчас часто встречается такая организация работы в крупных компаниях.

Это возможно, когда вы называете фамилию руководителя, конечно.

То есть получается, по большому счету, два основных типа секретарей — та, которая нейтральна к вам и достаточно мягкая и не прочь помочь, и та, которая жесткая, они, бывает, даже радуются, если вдруг поймают «непрошенного гостя», отыгрываются на нем. Участник. Они за это зарплату получают, им задача четко поставлена.

Тренер. Но как-то вот с особой личной радостью они работают. Такие не просто фильтры, а будто контролеры, которые зайца поймали.

Поэтому что мы сейчас сделаем?! РОЛЕВАЯ ИГРА «ПРОХОЖДЕНИЕ СЕКРЕТАРСКОГО БАРЬЕРА» Поскольку я вам рассказал уже, где мы обычно сыпемся и как нужно себя вести, я предлагаю сделать такие короткие сценки, сыграть человека, которого ждут. На первый-второй рассчитаемся, или девушки У нас играют секретарей?

Участник. Мы с удовольствием! Тр е н е р. Значит так, внимание!

Первые номера будут менеджеры, а вторые — секретари. Секретари, вы сами выбираете себе, какой у вас характер: нейтральный или «не пустить ни за что» — это ваше право.

Участник. Либо доброжелательный.

Тренер. Либо доброжелательный. Участник. Но доброжелательный не интересно.

Тр е н е р. Ну, нейтральный, давайте, возьмем нейтральный или «не пустить никогда и ни за что». Внимание, теперь я обращаюсь к тем, кто менеджер!

Ваша задача — пройти секретарский барьер.

Если секретарь говорит: «Соединяю», считается, что вы барьер прошли. А иногда, кстати, еще так секретарь делает:

«Федор Петрович, Вам звонит Иван Иванович из компании «Заря»

, мне соединять или нет?» Федор Петрович говорит: «А ктотакой Иван Иванович? Ну-ка выясни там, вот это вот его спроси, чего-то я не знаю такого».

Значит, секретари, вы играете тех, кого захотите. Менеджеры, ваша задача, чтобы секретарь вас соединил с человеком, принимающим решения.

Если звучит «Соединяю» -~ вы справились, «Не соединяю» — вы не справились.

Неважно пока, какая фирма, и вы пока еще не разговариваете о вашей продукции, вы с секретарем разговариваете.

Задача, чтобы вас соединили! Все, пожалуйста!

Дзынь! (Тренер включает видеокамеру на запись.) Секретарь. Алло, Компания X, добрый день!

Менеджер. Добрый день, девушка! Михаил Ильин, Компания «Рол-коп», мне нужно переговорить с начальником центрального городского производства.

Секретарь. А по какому вопросу?

Менеджер. По вопросам поставки необходимого сырья.

Секретарь. Вы знаете, его сейчас нет на месте, оставьте информацию, что ему хотите предложить?

Менеджер. Знаете, я хотел бы переговорить непосредственно с ним, потому что, боюсь, возникнут технические вопросы. Секретарь. Тогда вам придется перезвонить, на месте его сейчас нет. Менеджер. Когда он будет? Секретарь. Скорее всего, во второй половине дня. Менеджер. Хорошо я перезвоню, до свидания!
Менеджер. Хорошо я перезвоню, до свидания!

Часть 2. Снятие сопротивления у потенциального клиента Секретарь.

До свидания! Тренер. Правильно, важно выяснить, когда он будет.

По окончании ролевых игр тренер делает видеоанализ, критерии которого нужно установить заранее. После отработки навыка прохождения через секретаря переходим к теме сопротивления клиентов при первичном контакте. Тренер делает фасилитацию на тему сопротивлений.«Что вы вкладываете в понятие «сопротивление»?

Какие сопротивления вы встречали, получалось ли их снять? И т. д.»5 Рекомендуемые страницы:Читайте также: Последнее изменение этой страницы: 2016-08-24; Просмотров: 939; lektsia.com 2007 — 2020 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав!

(0.011 с.) |

Профессия секретарь

› › Время на чтение: 4 минутыСекретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  1. Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  2. Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.
  3. Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  1. В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  2. Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  3. Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь.

    Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

  4. Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу.

    Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.

  5. Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника.

В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали.

Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  1. отсутствие физической нагрузки;
  2. полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  3. комфортные условия работы в теплом помещении;
  4. всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.
  5. возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;

Недостатки:

  1. в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  2. требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  3. необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  4. однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  5. ненормированный график работы.

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  1. владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  2. знать стандартные офисные процедуры;
  3. при необходимости владеть английским языком.
  4. знать основы делопроизводства;
  5. иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  6. располагать средним или высшим образованием;

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  1. обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  2. общался с клиентами;
  3. контролировал выполнение различных задач.
  4. сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  5. отвечал на телефонные звонки;
  6. просматривал корреспонденцию;

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  1. подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.
  2. организовать прием или совещание;
  3. вести протокол собрания;
  4. распланировать рабочее время руководителя;
  5. приобрести канцтовары и прочие вещи;
  6. заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е.

компания.Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.Он имеет право:

  1. запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  2. требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  3. решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками.

Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера.

Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.Для работы секретарём важно:

  1. быть на «ты» с персональным компьютером;
  2. проявлять аккуратность и пунктуальность.
  3. уметь найти подход к посетителям;
  4. обладать культурой общения;

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  1. коммуникабельностью и ответственностью,
  2. терпимостью и стрессоустойчивостью.
  3. пунктуальностью и организованностью,

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице.

Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.В секретарях нуждаются:

  1. суды, адвокаты и нотариусы.
  2. различные организации и фирмы;

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей.

Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Рейтинг автораАвтор статьиДиректор кадрового агентстваНаписано статей272

Рубрики

Мы не раз говорили о том, что трудно перечислить стандартные обязанности секретаря или помощника руководителя. В каждой компании, а иногда и в разных отделах одного предприятия своя специфика организации работы офиса, делопроизводства, взаимодействия с руководителем.

Те, кто искал или ищет работу, знают, насколько разные, подчас непредсказуемые требования предъявляют работодатели.

В трудовой книжке моей подруги такая же запись, как и в моей, но у нас нет ни одной похожей обязанности. Около полугода назад я начала вести семинары в одном из обучающих центров города и еще раз столкнулась с этим явлением: мои слушатели только называются одинаково, на деле же их мало что объединяет, кроме телефона. Кому-то приходится ездить в аэропорт в другом городе, чтобы встречать гостей, приезжающих на завод.

А сидящая рядом коллега не знает даже, как организовать чайные и кофейные паузы во время совещаний, т. к. для этого в компании существует служба протокола.

Есть те, кто занимается исключительно контролем исполнения документов и подготовкой различных бумажных материалов, а есть и такие, в чьи обязанности входит быть «мамой» для руководителей, причем буквально: следить за тем, чтобы в офисе всегда были вода, еда, бритвенные принадлежности, двадцать раз в день носить чай, заказывать обеды, завтраки и ужины, во время совещаний сидеть до ночи на случай, если вдруг руководитель попросит еще голубцов.

(Голубцов – так и есть. Я несколько раз переспросила, он, оказывается, любит есть во время совещаний.

И всех участников заставляет.) На вопрос

«Как же вы успеваете писать письма, оформлять командировки, разбирать почту?»

моя коллега ответила, что это не входит в ее обязанности, мол, для документационного обеспечения есть специальный отдел. И из обязанностей, общих с другими участницами, у нее только ответы по телефону. Такое многообразие выполняемых функций, с одной стороны, хорошо: оставаясь в рамках выбранной профессии, можно найти работу, которая больше всего соответствует вашим качествам и стремлениям.

С другой стороны, это создает огромные трудности, особенно при смене работы.

Работодатели порой сами плохо понимают, какие именно обязанности должен выполнять их секретарь, поэтому при составлении объявлений о вакансиях специалисты по подбору персонала часто указывают лишь часть обязанностей.

В результате нередки случаи, когда, выйдя на новое место, вы узнаете, что вам придется заниматься тем, чего вы не умеете или не хотите. Другая трудность состоит в организации обучения. Моя подруга не так давно жаловалась, что долго выбирала себе семинар, в итоге провела неделю в другом городе (оплачивала компания), но ничего, что было бы полезно ей в работе, там не рассказали.

Моя подруга не так давно жаловалась, что долго выбирала себе семинар, в итоге провела неделю в другом городе (оплачивала компания), но ничего, что было бы полезно ей в работе, там не рассказали. То есть все было очень грамотно, интересно, с коллегами познакомилась, город посмотрела, а для работы пользы никакой.

И такие случаи не редкость. Кроме того, такая ситуация не позволяет специалисту адекватно оценить себя на рынке труда.

Вы можете считать себя крутым профессионалом (и быть им!), но при этом в компанию, где вы мечтаете работать, вас не возьмут, поскольку у вас другой профиль. Наверняка вы все не раз видели в вакансиях требования «с опытом работы в строительной организации», «обязателен опыт работы на крупном производственном предприятии» и т.

п. Поэтому имеет смысл разобраться, чего же ждать от работы в компаниях, занятых в различных сферах, какие особенности есть в разных отраслях, что будет входить в обязанности секретаря в той или иной компании и в каких условиях придется трудиться.

Кто самый главный человек в компании?

Для секретаря, конечно, руководитель. И мы не раз писали о том, что одна из основных обязанностей секретаря – ограждать своего руководителя от «внешнего» мира – как сотрудников компании, так и представителей других организаций. Но у компаний, которые продают что-либо (не так важно, товары это или услуги), есть в этом вопросе своя специфика.

Если компания организована правильно, то все интересы ее сосредоточены вокруг тех, кто зарабатывает для нее деньги. В данном случае это именно менеджеры по продажам.

Так называемый линейный «сейлз» – это те, кто приносит в компанию деньги: ищет клиентов и продает товар. Вам эти люди, безусловно, знакомы. Это они звонят с просьбами соединить с начальником отдела обеспечения или руководителем, это они ставят вас в тупик вопросом «Девушка, вам фланец нужен?», это они мечтают перевести вашу компанию на новый более выгодный корпоративный тариф всего на свете.

Именно с менеджерами по продажам и их клиентами больше всего приходится взаимодействовать секретарю в компании, которая занимается продажами. Расставляя приоритеты в выполнении задач, такой секретарь будет сначала учитывать интересы «сейлза»: в первую очередь отнесет на подпись их документы, забронирует переговорную, отправит в командировку, сделает копии документов и т. д. Какие сложности создает такая специфика?

Главные трудности возникают именно в расстановке приоритетов. И дело не только в том, какие именно задачи выполнять первоочередно.

Ведь менеджер по продажам в компании не один, и когда перед секретарем их стоит двенадцать и каждому нужно машину, командировку, комнату для переговоров, не так просто бывает понять, на какую амбразуру бросаться грудью. Этому можно научиться, проработав некоторое время в компании и ознакомившись с основными правилами планирования времени. Гораздо более сложная задача в данном случае – совместить интересы начальника, чей покой вы обязаны хранить, и тех самых менеджеров, которые приносят компании деньги (а значит, и покой руководителю).

В таких компаниях редко бывает четко установленное время подписания документов, а если оно и есть, то нарушается. Потому что если вовремя не подписать и не отправить письмо/контракт/конкурентную карту, то можно упустить выгодный заказ и хорошего клиента. При этом руководитель очень часто отсутствует в офисе, т.

к. находится на переговорах или в командировках.

Соответственно, секретарю необходимо следить за тем, чтобы всегда на месте был хотя бы один человек, наделенный правом подписи документов, а доверенности на подписание не были просрочены.

Еще одной особенностью работы секретаря в такой компании является очень большой объем телефонных разговоров. Формально первичное консультирование по товарам и услугам не входит в обязанности секретаря, но на самом деле хороший секретарь обязан иметь далеко не общее представление о том, чем занимается его компания, что именно она продает, какие преимущества есть у предлагаемых товаров и услуг, основных клиентов и поставщиков. Также необходимо знать, кто из специалистов ведет то или иное направление, с кем можно оперативно проконсультироваться, если вы не можете ответить на вопрос, понимать, чем бухгалтерия на данном предприятии отличается от финансового отдела.

Не все так страшно, как кажется Сразу после окончания университета я работала секретарем в небольшой компании, которая занималась продажей судовых запчастей.

Первые две недели прошли как в тумане, люди, которые мне звонили, говорили на русском, но это был не тот русский, который я знала.

Что-то нужно было с этим делать, причем срочно. Однажды утром я пришла на работу на час раньше. Специалисты на складе всегда приходили к восьми, я это знала. Так что до начала очередного безумного дня я зашла к двум серьезным мужчинам преклонного возраста, в прошлом судовым механикам, и попросила мне рассказать, что мы, собственно, здесь продаем.

Так что до начала очередного безумного дня я зашла к двум серьезным мужчинам преклонного возраста, в прошлом судовым механикам, и попросила мне рассказать, что мы, собственно, здесь продаем. До сих пор благодарна им за то, что они терпеливо разбирали фильтры, доставали заглушки, показывали картинки с судовыми двигателями (у меня даже было несколько подробных с подписями к каждой детали). В общем, я перестала пугаться звучащих в телефоне слов, поняла, кому переадресовывать тот или иной звонок, а позже перевела на заказ каталог опреснительных установок, на чем неплохо заработала, а также обогатила словарный запас.

В отличие от секретаря, скажем, горнодобывающего предприятия, которому не нужно разбираться в способах добычи руды, секретарь компании, предлагающей товары и услуги, должен иметь об этих товарах очень ясное представление. Еще одной из особенностей работы на телефоне является работа с жалобами. Среди тех, кто приобрел товар или услугу, всегда найдутся клиенты, недовольные качеством.

Не обязательно качеством товара – это может быть и доставка, и обслуживание, и неверно оформленные документы.

И весь этот поток недовольства будет выливаться перво-наперво на секретаря, которому, в свою очередь, жизненно необходимо знать, на какой отдел переводить «жалобщиков», понимать, что высказанные даже самым грубым образом претензии не имеют к нему лично никакого отношения, иметь огромный запас терпения и стрессоустойчивости, чтобы результативно работать с такими людьми. Кроме того, секретарь в компании-продавце выполняет огромный объем работы с документами: пишет письма, организует отправку документов, разбирает большой объем входящей корреспонденции, регистрирует документы и следит за их прохождением.

Потеря времени означает потерю денег.

Поэтому долгие поиски нужного документа могут обернуться потерей клиента – клиенты сейчас очень требовательные, иногда лишней минуты ждать не станут. Какие плюсы и минусы есть у работы в такой компании? Кому она подходит? Прежде всего тем, кто любит общаться с людьми.

Здесь у вас и минутной передышки не будет.

Так что если вы интроверт и больше любите работать с бумагами, лучше ищите другое место. Позиция секретаря в такой компании хороша для тех, кто использует ее как старт в карьере, потому что не определился с профессией или не может устроиться по полученной специальности.

Она дает возможность изучить специфику деятельности компании, завести деловые знакомства с представителями заказчиков и поставщиков, понять, подходит ли вам данная сфера деятельности, разобраться во всех плюсах и минусах.

Такие секретари часто переходят на позиции менеджеров или финансовых специалистов. Еще один плюс: обширные связи секретаря. Проработав пару месяцев, вы будете знать всех клиентов и поставщиков.

И если будете работать хорошо, выслушивать всех звонящих, помогать недовольным, отправлять документы в срок, улыбаться приходящим на переговоры гостям, то при желании поменять работу вам довольно легко будет это сделать. Основным минусом такой работы является постоянное нервное напряжение. У вас всегда будет много дел, никогда не будет времени спокойно попить чай и поболтать с коллегой, все вокруг будут суетиться, больше напоминая белку из известного мультика, чем серьезных специалистов, да еще и страшно нервничать.

Для успешной работы в такой фирме нужно или быть спокойным, как Далай-лама, или, наоборот, больше всего на свете любить драйв, цейтнот и чтобы «земля под ногами горела».

Как раз на таком предприятии работаю я.

Здесь сразу нужно сделать оговорку. У большинства таких компаний существуют головной офис (аппарат управления, финансовый отдел, отделы закупок, проектирования и т. д.) и непосредственно производство, будь то завод, карьер или фабрика.

Секретари, работающие на производствах, часто ласково называют их «площадка» (я себе всегда представляю деревянный настил посреди тундры и очень переживаю за коллег, как же им там работается). Об особенностях работы секретаря в головном офисе и на производстве мы и поговорим. ■ Головной офис, из которого осуществляется управление всеми предприятиями.

Зачастую именно через него идет все снабжение; планы развития, управления, сокращения бюджета и повышения мощностей также рождаются здесь.

В такой компании, как правило, несколько секретарей, потому что подразделений много, площади большие, работает не одна сотня человек. Следовательно, довольно четко обозначены функции секретаря. При этом надо понимать, что секретари производственного и финансового отделов оформляют только командировки по одному стандарту, вся остальная работа организована совершенно по-разному.

Тем не менее все существующие отделы плотно взаимодействуют друг с другом и со всеми предприятиями, а также с поставщиками, партнерами, инвесторами, государственными органами. Это означает, что самым главным качеством для секретаря становится его коммуникативная компетентность, т.е.

умение общаться с людьми разных уровней, профессий, национальностей.

Очень важно поддерживать хорошие деловые отношения с коллегами – секретарями других отделов.

Вам предстоит совместно организовывать командировки, просить об одолжениях (передать с сотрудниками документы), чему-то учиться, выяснять информацию и т.

д. Кроме того, глава крупного предприятия – лицо очень высокого статуса, и гости на переговоры приезжают соответствующие.

Поэтому секретарю крупного предприятия, даже если существует служба протокола, важно знать правила делового этикета и международного протокола, владеть иностранным языком, уметь общаться с людьми различного статуса.

Секретарь – высокопрофессиональный организатор Следует учесть и такую особенность: у большинства производственных предприятий головной офис находится в одном городе, а иногда даже стране, а собственно производство – в другом месте.

Поэтому возникают трудности со связью (например, если головной офис в Москве, а предприятие – в Магаданской области, плюс разница во времени восемь часов), задержки с подписанием документов, оригиналы которых приходится пересылать почтой, и необходимость организации большого количества командировок сотрудников и руководства.

А поскольку добывающие предприятия находятся зачастую там, куда проблематично добираться, с технической стороной организации поездок часто возникают большие сложности. Так, помимо коммутативных функций секретарь должен быть еще и высокопрофессиональным организатором.

Что касается телефона, то здесь самой главной задачей является оградить руководство и сотрудников офиса от огромного потока входящих звонков. Вам постоянно будут звонить менеджеры по продажам, журналисты, специалисты, ищущие работу, представители компаний-партнеров, сотрудники управляемых предприятий, благотворительные организации… Секретарь на крупном производственном предприятии не может и не должен иметь полное представление о специфике деятельности всех подразделений компании, но обязан грамотно распределять звонки. Для этого нужно иметь общее представление о структуре компании, о состоянии дел в отрасли, а также поддерживать связь с коллегами из других отделов.

■ Производственная площадка. Это может быть завод, карьер по добыче полезных ископаемых – вариантов великое множество, и, конечно, они во многом отличаются друг от друга.

Но есть и общие черты: Удаленность от больших городов.

Многие крупные заводы находятся не в больших городах.

Так, например, добывающие предприятия нашего холдинга в Магаданской области находятся в нескольких сотнях километров от Магадана. Соответственно, на предприятиях существует, помимо секретариата, транспортный отдел, который занимается организацией встречи и доставки сотрудника до места назначения. Специалисты этого отдела, как и секретари, должны находиться в постоянной боевой готовности, поскольку в любой момент может понадобиться отправить в Магадан машину, организовать чартер для выездной комиссии, размещение сорока человек на корпоративных квартирах (гостиниц в ближайшем поселке, конечно, нет).

Огромную роль играет также разница во времени. Рабочие заводов следуют четкому графику, а вот аппарату управления, сотрудникам офиса и секретарям нередко приходится задерживаться до поздней ночи: когда у них вечер, головной офис только включается в работу.

Условия работы. Никто не говорит, что секретарь должен бегать по горячему цеху.

На заводе есть и офисные помещения.

Только вот моим коллегам приходится выполнять и такое, если начальник требует найти специалиста.

Сложности с организацией досуга делегаций.

Крупное производство предполагает частые прилеты различных комиссий, начальства, сотрудников, приглашенных специалистов.

Для секретаря это означает необходимость организации досуговой части поездки. Хорошо, если график у специалистов плотный, они «заехали на час» после ночного перелета и спешат поскорее вернуться домой. А если им необходимо остаться на несколько дней?

Или если расписание рейсов в отдаленные края такое, что меньше чем на неделю приехать никогда не получается? Секретарям в крупных городах хорошо: отправила гостей на обзорную экскурсию по городу, после нее – на ужин в ресторане, и программа-минимум выполнена.

А что делать тем, кто живет далеко от центра?

Куда отвести гостей в сибирском поселке? Самые распространенные варианты: охота и рыбалка, что, согласитесь, очень мало похоже на обзорную экскурсию. Необходимость постоянно координировать свои действия с головным офисом.

Именно оттуда идет вся информация (или не идет), там подписывают важные документы, издают распоряжения и приказы. И секретарь на предприятии зависим от того, насколько оперативно и точно донесет до него необходимые сведения коллега из офиса. Впрочем, зависимость здесь двухсторонняя.

Я тоже не хочу, чтобы мой сотрудник мерз в магаданском аэропорту, потому что за ним не прислали машину.

Поэтому мы уважаем друг друга, стараемся всячески помочь, поздравляем друг друга с праздниками и с годами начинаем дружить, ни разу в жизни друг друга не увидев.

Плюсов работы в такой компании множество.

Во-первых, конечно же, статус. Позиция даже секретаря отдела на крупном предприятии – это престижно. В дальнейших поисках работы такая строчка в резюме сыграет важную роль.

Во-вторых, стабильность. Большое предприятие может, как и маленькое, разориться из-за кризиса.

Но процедура сокращения там, как правило, гораздо более долгая, что дает возможность для поисков работы, да и хорошие и гарантированные законодательством компенсации.

В-третьих, такая работа поможет вам приобрести или улучшить бесценные навыки коммуникатора и организатора. Зато обязанности секретаря на производственном предприятии, как правило, четко ограничены, но плюс это или минус, каждый специалист решает для себя сам. Еще одним плюсом мои коллеги на производствах считают работу среди технических специалистов.

Дело в том, что у них очень ясное мышление, они умеют четко ставить задачи и спокойно идут на контакт, предоставляя секретарю любую необходимую информацию. Работа на производственных площадках предполагает не только ненормированный рабочий день, но и большую самостоятельность.

Здесь меньше бюрократии, все подчинено единой цели – произвести или добыть, а значит, секретарю легче донести какие-то решения, получить нужное (будь то машина или издание распоряжения), а также наладить процесс передачи информации между сотрудниками и руководителям. Сложно сказать, чем это обусловлено, но руководители предприятий относятся к своим секретарям в целом более человечно, чем начальство в головных офисах. Возможно, потому, что процесс производства зачастую непрерывный, и начальнику в таких напряженных условиях труда необходимо иметь рядом надежного помощника.

И если он такого находит, то старается его беречь. А теперь давайте немного отвлечемся от «тяжелой» темы и рассмотрим специфику работы секретаря в компаниях творческой или околотворческой сферы.

В последнее время их появилось великое множество: дизайнерские конторы (причем речь может идти о дизайне квартир, сайтов, различной печатной продукции), рекламные агентства, редакции модных журналов, танцевальные студии, театры, художественные галереи, event-агентства и т.

д. Что у них может быть общего? «Я скажу тебе, что у них общего, – ответила мне подруга, которая во время учебы была помощником режиссера на производстве художественного фильма, потом секретарем владельца сети художественных галерей, а теперь работает помощником руководителя в большой дизайнерской компании. – Общего у них то, что ты всегда будешь работать с ненормальными людьми, причем делать это ночью».

«Почему ночью?» – в ужасе спросила я. «Потому что они творческие и ночью творят».

Итак, главной особенностью работы секретаря в творческой компании (назовем ее так) является необходимость работы с творческими людьми. И если вы при этих словах представили себе тусовку Модильяни на Монмартре, то не обольщайтесь.

С представителями творческих профессий хорошо гулять, можно даже не по Монмартру, а вот работать с ними бывает тяжеловато. Многие творческие специалисты работают на дому, т. е. в офисе появляются по договоренности с руководителем или по желанию.

Это означает, что они живут по своему внутреннему графику.

И если в 11.00 начальник требует соединить его с дизайнером, не удивляйтесь, что у того выключен телефон.

Он его специально выключает, чтобы заказчики не мешали спать. А встает он вместе с пушками в Петропавловке.

Не то чтобы они необязательны, но творческий процесс – это не токарное производство. Не пришло вдохновение, нет идеи, мысль остановилась. Практически в любой компании секретарю приходится находить сотрудников, звонить им, просить предоставить какую-либо информацию и т.

д. Только в творческой среде каждое такое задание превращается в квест, порой непроходимый.

Какими качествами должен обладать секретарь, работающий в творческой среде? Многие думают, что эта работа подойдет творческим личностям.

Не могу с этим согласиться, поскольку сложно представить, как одна творческая личность организует другую, а именно эта обязанность является главной во многих фирмах подобного профиля – организовывать работу других людей.

Моей подруге приходится ставить дизайнерам сроки, требовать отчеты о проделанной работе, финансовые отчеты, проекты.

Это непросто и требует изобретательности. Что может написать в отчете дизайнер, который при выполнении услуги «Авторское сопровождение» шесть часов провел с клиентом в магазине, выбирая ламинат? Кому подходит такая работа? Думаю, тем, кто любит организовывать хаос.

А также присутствовать при создании шедевров.

Плюсы здесь найдут те, кто мечтает работать в творческой среде, а также прирожденные организаторы, готовые командовать людьми. Несомненным минусом являются переработки, ненормированный рабочий день и плохо организованные люди вокруг. Впрочем, как показывает пример моей подруги, последнее хороший секретарь может исправить.

Как это ни странно, но я никогда не задумывалась о том, что у ректоров вузов, директоров техникумов, руководителей обучающих центров тоже есть секретари. Это при том, что я знаю, что ни одно предприятие не может обойтись без секретаря. Но учебные заведения стоят особняком.

Почему? Потому что продают и производят весьма специфический товар – знания и специалистов. И оказалось, что у таких секретарей очень нелегкая работа.

Особенно это касается секретарей ректоров. Здесь моих коллег подстерегает масса трудностей. Во-первых, сам руководитель, который является крупным специалистом, научным деятелем и светилом в области образования (как ни крути, ректор учебного заведения).

Так, все руководители высокого о себе мнения, и заслуженно.

Но люди науки – это люди науки. К ним нужен особый подход. Знаете, что отмечает большинство помощников?

Что их руководители очень тонко чувствуют любую фальшь. Желание замолчать какой-то промах, лукавое «уже сделано», когда еще только собираешься, – все это руководитель моментально понимает. Принимает или нет, зависит уже от личности начальника.

Кроме того, ректор – это человек, которого хотят видеть и слышать всегда и все.

И родители отчисленных студентов в вашей собственной приемной, и организаторы конференции в Гамбурге. Конечно, прямо сейчас! Вторую трудность представляют, как ни странно, сами студенты. Юные и неопытные, они мало что понимают в организации рабочего процесса, не могут правильно заполнить бумаги, от испуга по десять раз задают один и тот же вопрос, кроме того, считают, что приемная существует как раз для того, чтобы собраться в ней всем потоком.

Третья сложность – это родители студентов. Потому что они очень волнуются за своих детей, хотят справедливости, участия и к ректору в кабинет.

Только вот задача секретаря не войти в положение, а сдержать весь этот натиск и защитить драгоценное светило в кабинете за спиной. Что, кстати, не отменяет необходимости все-таки входить в положение.

Вы ведь понимаете, что мало кто из родителей придет в приемную ректора высказать благодарность за хорошее обучение или справиться о его делах. Приходят, когда есть проблема, которую нужно решать на довольно высоком уровне (или когда думают, что есть такая проблема). И секретарю в приемной учебного заведения приходится взаимодействовать с людьми, причем лично, а не по телефону.

Только стрессоустойчивости здесь мало – нужно также быть хорошим психологом, уметь успокаивать людей, отстаивая при этом свою позицию. Кому подходит такая работа? Идеальному коммуникатору, организатору, хорошему управленцу, который в то же время умеет подчиняться.

Основные плюсы: престижность и, безусловно, круг общения. Родители бывают всякие, но вот из преподавателей никто не зайдет в вашу приемную со словами «Надо это… билет взять».

Минусы: работа со студентами и их родителями. Предполагает наличие нервной системы из платинородиевого сплава. Конечно, отраслей существует гораздо больше, чем упомянуто в статье.

Я постаралась привести самые характерные, те, в которых специфика деятельности фирмы накладывает наибольший отпечаток на характер работы секретаря. Что можно посоветовать тем, кто ищет себя, при всем многообразии выбора?

При поиске работы читайте не только объявление о вакансии. Зайдите на сайт компании, найдите публикации в Интернете.

Необходимо, чтобы у вас сложилось ясное представление о том, чем именно данная фирма занимается. На собеседовании не стесняйтесь задавать вопросы, даже если на первый взгляд к вашим обязанностям они не относятся.

Когда выйдете на работу, вас будет касаться абсолютно все, и вдруг вы не захотите иметь с этим дело?

Составьте список своих умений, список того, чему хотелось бы научиться, и список того, что вы хотели бы делать на работе. А теперь подумайте, компания из какой сферы подходит под эти три списка?

Если такая сфера существует – ищите вакансии именно в этих компаниях. Учитесь. Всему, что может пригодиться, даже если в нынешней работе вам это не нужно.

Ходите на профессиональные семинары, общайтесь с коллегами на форумах. Закрывайте «пробелы». Невозможно стать специалистом во всех областях, но это будет держать вас в тонусе и поможет выбрать сферу деятельности, подходящую именно для вас.

Различия в обязанностях секретарей могут напугать даже профессионала, и сориентироваться на рынке труда не так легко, как хотелось бы. С другой стороны, такая ситуация радует.

Потому что она дает массу возможностей для профессионального роста.

По моему мнению, профессия секретаря – одна из тех, где невозможна умственная и эмоциональная деградация.

И потом, многообразие – это выбор. А значит, каждый может найти себе дело по душе.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+