Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как правильно составить протокол заседания комиссии

Как правильно составить протокол заседания комиссии

Как правильно составить протокол заседания комиссии

Протокол совещания: правила составления [+ образец]

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания
  • Как оформить протокол совещания: план и организация
  • Для чего нужен протокол проведения совещания
  • Пример оформления протокола совещания
  • Кто должен составлять протокол совещания
  • Выводы о ведении протокола совещания
  • 3 случая, когда прибегают к протоколированию
  • Как вести протокол совещания: правила и нюансы
  • Основные типы совещаний
  • Что собой представляет протокол оперативного совещания
  • Темы протокола совещания

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию.

Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить.

Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью. Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания.

Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач. Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально.

Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет. Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб. Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

  1. Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
  2. Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
  3. Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

  1. варианты распределения доходов предприятия;
  2. цели стратегического развития;
  3. методы антикризисного управления компанией;
  4. пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
  5. вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.
  6. основные направления инвестирования свободных средств организации;

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг. Основные типы совещаний

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться.

Ответственность за это лежит на руководителе организации. В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:

  • Информационное. Проводится для осведомления коллектива о важных вопросах в деятельности фирмы.
  • Проблемное. Его организуют для того, чтобы коллективно разработать план преодоления кризисной ситуации на предприятии.
  • Обучающее. Его цель — повышение уровня профессиональной квалификации кадров.
  • Разъяснительное. На нем руководство поясняет персоналу пути решения определенных задач организации.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд.

Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания.

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

  • Собрание

    Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения. Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего. Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

  • Заседание Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными. Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов. Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе. Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе». Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.
  • Совещание Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди. Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания. В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.

Кто должен составлять протокол совещания

Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря.

Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности. Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.
Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.

Как оформить протокол совещания: план и организация

Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания. Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк.

При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола (например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т.

п.). Протокол совещания содержит: 1. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола.

Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года. 2. Состав участников собрания:

  1. прочие участники – указываются в конце документа.
  2. председатель комиссии;
  3. секретарь, отвечающий за составление протокола;

3.

Повестка дня – основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении.

Их перечень составляется заранее (обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры). 4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, выдвинутые предложения). 5. Решения протокола совещания, которые были приняты в результате переговоров.

6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

7. Также к протоколу может быть оформлено приложение.

Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы.

В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование. Скачать пустой бланк протокола совещания.

Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1.

Правила проведения совещания следующие:

  1. Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
  2. Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.
  3. Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.
  4. Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников.

Заполнять протокол также допустимо совместно. До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

2. Нюансы заполнения протокола совещания Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

  1. Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
  2. Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.
  3. Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.
  4. В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания.

Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника.
В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

  1. Принятые решения по проблемам.
  2. Основные темы совещания.
  3. Вопросы, вынесенные на обсуждение.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно.

Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании. Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений! Пример оформления протокола совещания

Чтобы лучше понять, как составить протокол совещания, рассмотрим примеры и нюансы.

1. Содержание протокола

  1. Основная часть протокола Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня. Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание. Протокол может быть кратким ( оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения). Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях. Другой тип протокола — полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров. Такой протокол позволяет дать полную картину совещания.

    Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле. В каждом разделе выделяют подразделы: «Слушали», «Выступили» и «Постановили», которые начинают с красной строки и печатают заглавными буквами. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным. В разделе «Слушали» записывают данные выступающих и тексты докладов. При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу. Тогда в приложении также указывают этот документ. В разделе «Выступили» указывают фамилию и инициалы сотрудников, задающих вопросы по докладам, если таковые были зафиксированы. После среднего тире указывается содержание самого вопроса. В разделе «Постановили» записывают решение, которое было принято по каждому обсуждаемому вопросу, при этом оно печатается в полном объеме. Оформление протокола необходимо делать с применением полуторного межстрочного интервала. Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь. Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю. Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа. Регистрируется протокол совещания в день сбора подписей.

  2. Наименование, дата и номер протокола Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Например, «Протокол заседания высшей аттестационной комиссии», «Протокол совещания экспертной комиссии» и т.д. Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания. Например: 12-15.01.2020. Номер протокола – порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления. В тексте данного документа указывают следующую информацию: Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».
  3. Преамбула В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Далее с нового абзаца прописывают подзаголовок «Присутствовали» и перечисляют фамилии и инициалы приглашенных сотрудников по алфавиту, а также их должности. Если собрание подразумевает участие в нем представителей других организаций и учреждений, то с новой строки указывают подзаголовок «Приглашенные» и перечисляют их, дополнительно уточнив место работы сторонних лиц.

    Также в преамбуле прописывают основную повестку дня. Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются с использованием предлогов «О» или «Об». Например, «Об утверждении учебных планов на 2020-2021 учебный год», «Об утверждении номенклатуры дел» и т. д. У выступавших сотрудников помимо имен уточняют и должности.

2. Выписка из протокола

Выписка из протокола — это копия его части. Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании.

В выписке указывают вводную часть протокола, вопрос, по которому он оформляется, и решение, принятое коллективом.

Выписку готовит и подписывает только секретарь. Также на документе он ставит надпись «Верно», что подтверждает достоверность указанной в нем информации.

Заверяется протокол от руки, при этом указывается должность, фамилия и инициалы, дата выписки, а также подпись заверяющего. Иногда выписки из протоколов используют, чтобы довести до сведения персонала решения, принятые по тем или иным вопросам деятельности организации.

Для этого секретарь в течение двух дней после совещания готовит выписки и рассылает их по соответствующим структурным подразделениям предприятия с целью осведомления ответственных исполнителей. Такие выписки также подписываются секретарем.

Если выписки направляются сторонним организациям, то помимо подписи на них ставят фирменную печать. Подлинники протоколов секретарь подшивает в дела. Они сортируются в зависимости от типа совещаний.

Например, выделяют «Протоколы общих собраний трудового коллектива», «Протоколы совещания собрания акционеров», «Протоколы заседания экспертной комиссии» и другие. Данные документы располагаются в хронологическом порядке в рамках одного календарного года. Скачать образец протокола совещания.

Что представляет собой протокол оперативного совещания

Такие собрания имеют следующие особенности:

  1. Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
  2. Состав участников строго регламентирован.
  3. Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.
  4. Длительность небольшая.

Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше.

Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально.

Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству. Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени.

Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил: 1.

На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания.

Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания.

3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее.

Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты. Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю. За несколько дней до совещания следует:

  1. на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.
  2. собрать все материалы в электронном виде;
  3. составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;

4.

По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник. 5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц.

Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку. Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

  • Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
  • Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
  • Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
  • Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
  • Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании. Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

  1. Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.
  2. Тему совещания нужно определить заранее. Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.
  3. До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.
  4. Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.
  5. Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом. Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания. Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации.

Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы.

Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ. Читайте нашу статью

«Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность»

. Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов.

Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Образец протокола заседания комиссии

Помещено в тему:

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4.

Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК» (ОАО «Маленький бублик») ПРОТОКОЛ заседания (его вид) «_____» __________ 20___ г. № _________ г. Омск Председательствующий – И.М. Загорулько Секретарь – М.П. Ягодкина Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год. Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С. 2. О … Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.

1.

СЛУШАЛИ: Вольскую М.С. – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Андреянко И.О.

– подчеркнула важность… Вопрос: экономия средств по статье …?

Ответ: да, 3%. Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается РЕШИЛИ: 1.1. 1.2. 2. СЛУШАЛИ: Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы … РЕШИЛИ: 2.1.

Принять к сведению и использованию в работе … 2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента.

Срок – 21.11.2014. 2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько Секретарь М.П.

Ягодкина Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере . Приведенный в данной статье доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее.

Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы.

Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…». Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.).

Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами. Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии).

Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии.

В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 31 комментарий © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.36MB/0.00033 sec

Рубрики

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных.

Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств.

При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.). Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами).

Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание. Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола.

По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа. Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г. Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа.

При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним. Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области. Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа: ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.

Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации: Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается). Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций. В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»: Повестка дня: 1.

О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г. Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005» Доклад зав.

отделом рекламы Сомовой Н.Н. Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: (или: ПОСТАНОВИЛИ:) Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме: Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций? Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить.», «Предусмотреть.», «Внести изменения.». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например: УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО «Росток» (протокол от 11.02.2005 № 2) Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола.

Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря. В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании.

Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.

Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст.

63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе: — место и время проведения общего собрания акционеров; — общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества; — количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании; — председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания. В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием. Сокращенный вариант оформления протокола Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются.

После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола. Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.

Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Протоколы

Очистить Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений.

Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть. Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы.

Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь.

Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно.

Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания. Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий.

Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол.

Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям.

На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений.

Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах.

Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания. Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много.

Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания.

Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно.

Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

подразделяются на эти разновидности:

  1. Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.
  2. Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
  3. Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

  1. Название компании.
  2. Номер протокола и место его составления.
  3. Название коллегиальной структуры.
  4. Текст документа: название, само «тело» документа.
  5. Подписи и визы.
  6. Название документа.
  7. Дата обсуждения.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

  1. Присутствующие на собрании.
  2. Обсуждаемые вопросы.
  3. Приглашенные лица.
  4. Лицо, которое вело протокол.
  5. Руководители обсуждения.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения.

Документ должен быть достоверным и полным.

Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года.

Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей.

Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов. Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список.

В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список. Из протоколов часто делаются выписки.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+